Réussir ses réunions à distance

Jour 1 de la formation

EN AMONT

Animer une réunion : les fondamentaux et bonnes pratiques

Maîtriser les techniques de la communication à distance

• Visioconférence, conf-call : quel intérêt, quelle particularités, quel usage ?
• Connaître les techniques de communication à distance (téléphone, visio, etc.) simples et efficaces pour compenser le non visuel et maintenir l'intérêt des participants
• Favoriser la participation : accepter et gérer les différents points-de-vue et les personnalités
• Connaître les outils au service de la réunion à distance (Webex, Sametime…)
• Synthétiser en prenant des notes et en rédigeant un compte rendu en temps réel (application partagée)

Cas pratique : mises en situations de réunions à distance pour s'approprier les bonnes pratiques de communication

Organiser une réunion à distance : se donner les moyens d'être pertinent et structuré

• Définir objectifs, enjeux, ordre du jour et timing de la réunion
• Préparer des supports visuels et un scénario timé adaptés pour chaque étape de la réunion
• Identifier le meilleur environnement possible

Cas pratique : exercices favorisant la créativité des participants, création d'un scénario timé.

Utilisation du TOP pour communiquer sur l'organisation.

Animer une réunion à distance : bien maîtriser le temps et les techniques

• Dérouler efficacement les 3 étapes clés de la réunion à distance
• Favoriser les échanges et la participation en faisant utiliser les outils afin de garder l'intérêt des participants
• Répondre aux objections en appliquant la méthode A.R.T.
• Rédiger un plan d'action et bâtir un suivi à distance
• Débriefing, synthèse et listage de bonnes pratiques

Cas pratique : simulation de la préparation et de l'animation d'une réunion à distance.

En distanciel : Animation d'une réunion à distance par Visioconférence

Les apprenants auront le rôle d'animateur de réunion à distance à tour de rôle.