Formation - Assistant(e) : les 3 missions clés du métier

1 - Gérer les priorités et tenir les délais

• Identifier sa valeur ajoutée d'assistant.e dans l'efficacité du service.
• Pratiquer le questionnement systématique et hiérarchiser les demandes en fonction de l'importance et de l'urgence.
• Planifier et mettre sous contrôle la charge de l'équipe avec des outils de planification et de suivi.
  • En programmant les activités récurrentes ;
  • En intégrant les charges de travail des projets agiles ou classiques fournies par les chefs de projet.
• Anticiper les moments de surcharge. Négocier des délais ou adapter le niveau de contribution dans le but de limiter les RPS (Risques Psychosociaux) pour l'assistant.e et pour l'équipe tout en atteignant les objectifs.
• Relancer avec souplesse.
• Analyser les dysfonctionnements et proposer des solutions.

2 - Faciliter le travail du manager et de l'équipe

• Identifier ce qui reste à conserver en format papier.
• Maîtriser, appliquer ou faire appliquer les durées de conservation légales.
• Classer avec méthode pour faciliter l'accès aux informations de tous.
• Rédiger des e-mails, des conversations en visio dans les zones de tchat, courriers ou notes : utiliser les codes en vigueur, structurer le contenu et aller à l'essentiel.
• Rendre ses écrits attractifs et faciles à lire (newsletter).

3 - Promouvoir l'image de l'entreprise et du service

• Servir l'expérience collaborateur.
• Être l'ambassadeur de l'entreprise ou du service à chaque contact avec les autres équipes ou l'extérieur.
• Transmettre les messages et demander avec tact.
• Relancer avec diplomatie.
• Gérer les situations délicates avec professionnalisme.