D'assistant(e) à Office Manager

1) Avant la formation

• Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Travail introspectif

• Prendre conscience des soft skills essentiels : prise de recul, écoute, capacité de synthèse, esprit collaboratif, prise de parole en public...
• Développer son assertivité pour définir le contour de ses missions
• Décider de son niveau d'autonomie et de décision

Collaborer efficacement... même à distance

• Connaître les règles de l'animation à distance pour faciliter ce nouveau mode de travail
• S'assurer d'un cadre inclusif, qui prenne soin des personnes... et de soi-même
• Assumer une posture multiple : assistant, modérateur, relai de parole, scribe...
• Utiliser son corps (voix / regard / geste / sourire) pour rendre ses propos lisibles visuellement
• Etre à l'aise avec les outils digitaux qui dynamiseront vos réunions (sondage, document partagé...)

La communication au coeur du système

• Prendre la parole pour exprimer ses idées
• S'adapter au format grand public, comme au distanciel
• Travailler son écoute et sa capacité de reformulation pour faciliter les échanges
• Adopter une culture feedback... même pour son manager

Faire le point sur la raison d'être de sa mission

• Prendre le temps de reconnaître et mettre à jour ses forces, compétences et aspirations
• Développer son intelligence émotionnelle pour s'adapter aux besoins du groupe
• Rester en accord avec ses valeurs, développer l'estime de soi
• Autodiagnostic : les champs à faire grandir

Contribuer à créer une organisation vertueuse

• Analyser, repérer et faire remonter les dysfonctionnements, avec la Communication Non Violente
• S'adapter à l'imprévu et à l'urgence : oser improviser
• S'entourer, demander de l'aide, accepter "l'assistance" des autres
• Découvrir les méthodes d'intelligence collective pour prendre part aux enjeux de décisions

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
• Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
• Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
• Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
• Jeux improvisés et théâtralisés : pour travailler sur son non-verbal, sa répartie et sa créativité
• Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP)
• Proposition d'une action concrète et temporelle à mettre en place à l'issue de la formation

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud

3) Après la formation : consolider et approfondir

• Pendant 3 mois après la formation, les participants bénéficient d'un suivi personnalisé asynchrone auprès du formateur par courriel
• Ils reçoivent des feedbacks et des conseils personnalisés en relation avec les sujets abordés en formation

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

• En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation