Formation : Collaborateur et collaboratrice des services généraux

Jour 1 de la formation

CERNER LE MÉTIER DES SERVICES GÉNÉRAUX ET S'AFFIRMER DANS SA FONCTION

Identifier le rôle des services généraux au sein de l'entreprise

• L'évolution du métier et les 6 domaines des services généraux
• Les missions des services généraux
• Identifier les rôles de chacun et l'organigramme des services généraux

Cas pratique : se situer dans l'organigramme

Cas pratique : listez vos actions importantes et déterminez les tâches et activités quotidiennes qui en découlent

Communiquer efficacement et répondre aux besoins des clients

• Maîtriser les outils de communication utiles aux services généraux
• Se valoriser et optimiser sa communication auprès des clients internes
• Évaluer la qualité de service
• Comment intégrer le développement durable dans les services généraux

Cas pratique : suis-je un bon communicant ?

Gérer son temps et ses priorités

• Les outils pour gérer son temps
• Optimiser le rapport résultats/énergie
• Neutraliser les éléments chronophages dans les services généraux

Cas pratique : planifier une semaine d'activités

GÉRER LES SERVICES GÉNÉRAUX AU QUOTIDIEN

Participer à la démarche de facilities management

• Identifier les objectifs de la direction en matière d'externalisation
• Pourquoi externaliser : quels coûts ? Avantages et inconvénients ?
• Renégocier les contrats de prestations

Les outils pour contribuer efficacement au pilotage des services généraux

• Mettre en place des outils de mesure et de suivi
• Planifier l'activité : planning de Gantt, tableau de bord
• Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

Exercice pratique : élaborez votre planning de Gantt

JOUR 2 DE LA FORMATION

Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

• Savoir identifier les contraintes et les reporter sur un plan
• Effectuer plusieurs inventaires
• Planifier une opération d'aménagement avec réalisme

Connaître la législation indispensable aux services généraux

• Connaître les principaux textes réglementaires
• Identifier les risques professionnels
• Connaître l'essentiel sur le Document Unique, le plan de prévention

FOCUS TECHNIQUE

Élaborer un cahier des charges

• Définir les besoins en fonction de la stratégie de l’entreprise
• Méthodologie pour élaborer un cahier des charges

Cas pratique : construire un cahier des charges

Piloter un déménagement

• Maîtriser les étapes d’un déménagement
• Sélectionner les prestataires adaptés à vos besoins

Cas pratique : planifier un transfert de site

Les participants étudieront des plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés.

Mettre en place des outils de suivi et d'évaluation des prestataires

• Les différents contrats de prestation
• Gérer la relation avec les prestataires

Savoir gérer la sécurité

• La nécessité d’une organisation claire : affichage, procédures, savoir lire un plan
• Gérer les évacuations
• Connaître les règles de sécurité APSAD

Cas pratique : analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés