Microsoft 365 / Office 365 - Gérer une équipe de manière collaborative avec Teams

1ère demi-journée

Introduction à Microsoft Teams

• Microsoft Teams : bien plus qu'un logiciel de visioconférence
• Une interface épurée pour plus d'efficacité

Travailler en équipe

• Comprendre le principe d'une équipe
• Comprendre les différents rôles au sein d'une équipe :
• Propriétaires
• Membres
• Invités
• Créer des équipes et ajouter des membres
• Gérer les équipes et les membres

Structurer une équipe à l'aide des canaux

• Importance du canal "Général"
• Comprendre les différents types de canaux :
• Standards
• Privés
• Partagés
• Créer des canaux
• Gérer les membres dans les canaux privés ou partagés
• Les canaux ont des onglets
• Epingler un canal pour le retrouver facilement

Bien utiliser les conversations

• Utiliser l'affichage "Conversation"
• Converser à deux ou à plusieurs
• Initier et renommer une conversation de groupe
• Epingler les conversations de groupe fréquemment utilisées
• Encourager le travail collaboratif et la répartition des tâches à l'aide des "Composants Loop"
• Partager des fichiers et passer des appels à partir de votre conversation de groupe
• Lancer une conversation en partageant son écran
• Ouvrir une conversation dans une nouvelle fenêtre

Bien utiliser les publications

• Faire la différence entre "Publications" et "Conversation"
• Répondre à une publication
• Ecrire une publication ou une annonce pour donner de l'emphase à votre message
• Publier dans plusieurs canaux simultanément
• Mentionner quelqu'un ou un groupe de personnes à l'aide des balises
• Utiliser les "outils amusants" (émojis et autocollants)
• Rester informé avec "Activité" et les notifications
• Enregistrer une publication pour la lire plus tard

Gérer ses fichiers

• Gérer des fichiers dans un canal
• "Transformer en onglet" un document important
• Initier une coédition sur un fichier à partir de Teams
• Modifier les affichages des fichiers
• Empêcher la modification d'un document (extraire / archiver)
• Utiliser la commande "Ajouter un raccourci à OneDrive"
• Accéder à ses fichiers OneDrive à partir de Teams

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Discuter sur l'organisation des équipes et des canaux
• Créer et gérer une équipe, gérer les canaux
• Créer une conversation de groupe
• Affecter des tâches avec le composant Loop
• Créer une annonce dans un canal
• Déposer des fichiers dans un canal
• Initier une coédition sur un fichier présent dans un canal

2ème demi-journée

Organiser et mener des réunions

• Planifier les réunions depuis Outlook ou Teams
• Vérifier la disponibilité des participants
• Préparer l'ordre du jour dans les "Détails"
• Rejoindre les réunions en un clic depuis Teams ou Outlook
• Ajouter un participant non prévu après le démarrage de la réunion
• Flouter ou personnaliser l'arrière-plan pour focaliser sur le présentateur
• Proposer un environnement de réunion immersif avec le mode "ensemble"
• Partager un écran, un document, une vidéo ou même un tableau blanc collaboratif
• Impliquer votre public avec les modes de présentateur
• Utiliser un paperboard ou un tableau blanc avec une seconde caméra
• Utiliser les sous-titres en direct pour une réunion plus productive et inclusive
• Organiser les participants d'une réunion en petits groupes
• Improviser un sondage avec Forms pendant une réunion
• Simplifier la rédaction des comptes-rendus en utilisant la transcription
• Enregistrer une réunion pour les absents
• Utiliser la "Conversation" de la réunion pour échanger avec les autres participants, poser des questions ou partager des documents
• Retrouver l'enregistrement de la réunion ainsi que les notes partagées dans la "Conversation"
• Télécharger la feuille de présence
• Rédiger le compte-rendu de la réunion en ajoutant un onglet "OneNote"

Utiliser la recherche

• Effectuer une recherche d'équipe, de message, de fichier ou de personne

Paramétrer une équipe Teams

• Personnaliser l'image de l'équipe
• Autorisations des membres / invités
• Gérer les canaux (notifications, modération, connecteurs)
• Permettre de rejoindre une équipe avec un "code d'équipe"
• Gérer les demandes en attente
• Autoriser les "outils amusants"
• Personnaliser les onglets des canaux
• Intégrer des applications tierces dans Teams

Derrière une équipe Teams se cache un site SharePoint

• Accéder au site SharePoint associé à l'équipe Teams
• Identifier les dossiers de la bibliothèque correspondant aux canaux standards
• Où sont stockés les fichiers contenus dans les canaux privés ou partagés ?
• Utiliser l'historique des versions pour corriger une fausse manipulation sur un fichier
• Utiliser la corbeille pour restaurer un fichier supprimé par erreur
• Créer une alerte pour être averti d'une modification
• Ajouter des colonnes supplémentaires pour faciliter la qualification ou le suivi des fichiers

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer une réunion en vérifiant la disponibilité des participants
• Partager le tableau blanc collaboratif
• Répartir les participants en sous-groupes
• Ajouter un onglet avec un plan pour son équipe
• Personnaliser l'affichage des fichiers
• Restaurer un fichier supprimé par erreur

Certification (en option)

• Prévoir l'achat de la certification en supplément
• L'examen (en français) sera passé le dernier jour, à l'issue de la formation et s'effectuera en ligne
• La durée moyenne est de 1h00

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

• En cours de formation, par des exercices pratiques
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation et/ou une certification (proposée en option)

Les + de la formation

Le contenu de ce cours ne couvre qu'une partie de la certification "Microsoft 365". Nous vous conseillons vivement de suivre les autres modules "Microsoft 365 / Office 365 par les usages".