Responsable en gestion et négociation immobilières

Rédiger un mandat de gestion locative en conformité avec la législation en vigueur, dans l'objectif de pouvoir légalement mettre en place la gestion locative du bien. Rédiger un bail (habitation, commercial, mixte …) après en avoir négocié les conditions (montant du dépôt de garantie, loyer) et vérifié les obligations attachées (assurances obligatoires, état civil) avec les parties prenantes (propriétaire et preneur) dans l'objectif de donner un cadre légal à la location. Fixer un montant de loyer en s'appuyant sur des références précises au marché, aux obligations réglementaires locales et aux caractéristiques propres du bien concerné) dans le double objectif de viser une location rapide et de ménager le meilleur rendement locatif. Constituer le dossier de location en collectant l'ensemble des documents autorisés par la loi dans l'objectif de vérifier la solvabilité du locataire et de détenir toutes les informations nécessaires à une bonne relation régulière. Répartir, selon les règles légales en vigueur, les charges d'exploitation et les dépenses de réparations entre le propriétaire et le locataire selon les termes de la loi afin de respecter l'équilibre économique entre les parties. Procéder à l'arrêté des comptes en fin de location, en comparant les constats d'état des lieux d'entrée et de sortie dans l'objectif de calculer le montant des déprédations locatives imputables au locataire et d'organiser rapidement la relocation. Faire établir par des professionnels agréés les diagnostics techniques obligatoires préalables à toute location afin de respecter les obligations légales. Déclarer les sinistres intervenus sur le bien géré auprès de l'assureur afin de veiller à une indemnisation rapide. Organiser la mise en œuvre des travaux rendus nécessaires par des dysfonctionnements, des désordres techniques ou consécutifs de sinistres en choisissant les entreprises prestataires et en contrôlant la qualité de leur intervention afin de maintenir le bon état de fonctionnement du bien. Mettre en place les procédures précontentieuses en lien avec le comptable de l'activité dans l'objectif de veiller à la régularité des flux financiers et aux rendements locatifs. Organiser un reporting régulier au propriétaire bailleur en lui fournissant, en lien avec le comptable de l'activité, l'ensemble des documents permettant de suivre la gestion du bien (indexations, régularisation de charges, traitement des sinistres, facturation honoraires, déclaration de revenus fonciers, de TVA) dans l’objectif d’optimiser la relation client et d’assurer une politique de qualité. Apporter au propriétaire tous conseils sur ses obligations et ses droits (techniques, fiscaux, juridiques) afin de définir les marges de manœuvre possibles pour améliorer la gestion du bien dans le respect de la législation. Proposer et organiser au profit du propriétaire investisseur, l’ingénierie financière nécessaire et le conseiller sur les produits d’assurance obligatoires ou facultatifs pour couvrir les risques attachés à son investissement. Identifier les atouts et défauts des biens gérés et proposer au propriétaire des actions afin d’en améliorer la valorisation (travaux, aménagements, mises aux normes accessibilité handicap, amélioration énergétique …) en mobilisant les aides existantes et toutes sources de financement possibles. Rédiger un mandat de syndic de copropriété en conformité avec la législation en vigueur, afin de pouvoir légalement mettre en place la gestion des parties communes du bien. Vérifier la bonne rédaction du règlement de copropriété en conformité avec la législation en vigueur, dans l'objectif de clarifier les droits et obligations des copropriétaires pour les faire observer. Négocier et souscrire les contrats d'assurance obligatoires ou facultatifs de la copropriété avec les assureurs et les courtiers, dans l'objectif d'assurer la meilleure couverture assurancielle du bien. Négocier et souscrire l'ensemble des contrats de gestion courante de l'immeuble (propreté, énergie, espaces verts, personnel …), dans l'objectif de proposer un service de qualité aux occupants de l'immeuble. Gérer le personnel de la copropriété (gardiens, employés d'immeubles) dans l'objectif d'apporter le meilleur service aux occupants de l'immeuble. Organiser un conseil syndical dans l'objectif d'assurer une circulation optimale de l'information entre représentants des copropriétaires et gestionnaire au sujet de la vie quotidienne de la copropriété. Organiser une assemblée générale (convocations, préparation des dossiers, procès-verbaux, ...) dans le respect des règles législatives en vigueur. Animer une assemblée générale de copropriétaires (en présentiel ou à distance) afin de présenter les comptes annuels et les actions réalisées, et de prendre les décisions de gestion pour l'année à venir en organisant les votes. Vérifier le bon fonctionnement et la mise à jour de l'extranet de la copropriété afin d'assurer la transparence et la qualité de l'information au profit des copropriétaires. Identifier les normes réglementaires relatives à la transition environnementale des bâtiments gérés, proposer et mettre en œuvre des plans pour la rénovation énergétique des biens afin d’être en conformité avec la législation en vigueur (loi ALUR du 24 mars 2014, loi COSSE du 17 août 2015, future loi climat résilience). Identifier les pathologies pouvant affecter les bâtiments de façon à conduire les copropriétaires à programmer les travaux nécessaires dans l'objectif de l'entretien du bien. Identifier les contraintes liées à l’urbanisme dans les activités de travaux et de maintenance afin de s'assurer d'être en conformité avec la législation en vigueur. Programmer et suivre la mise en œuvre des travaux : sélectionner les entreprises et suivre les travaux entrepris afin de vérifier leur conformité avec les actions décidées par les copropriétaires. Faire appliquer les procédures de recouvrement et suivre les contentieux en lien avec les avocats, dans l'objectif de veiller à la régularité des flux financiers et à la bonne santé financière de la copropriété. Communiquer aux propriétaires en les commentant, tous les documents comptables permettant de suivre la gestion des parties communes de l'immeuble (appels de fonds, gestion des comptes travaux, …), dans l’objectif d'assurer la plus grande transparence dans la gestion du compte de la copropriété. Rechercher des biens à commercialiser en organisant une veille sur le marché local et national et en identifiant les canaux de commercialisation les plus efficaces en particulier numériques, afin d’étoffer son portefeuille et atteindre les objectifs fixés. Estimer les biens confiés à la vente en s'appuyant sur des études de marché, sur l'utilisation de logiciels d'estimation et en intégrant les caractéristiques propres du bien, afin d’en définir le juste prix. Rechercher des acquéreurs (acheteurs ou locataires) en assurant une communication sur les biens à commercialiser en utilisant les outils numériques du marché (texte, photos, vidéos, …) diffusée sur divers supports (vitrine, journaux, internet, réseaux sociaux, …), afin de les informer sur les biens à disposition. Conduire des entretiens de découverte du client dans l’objectif de définir son profil et d’identifier ses besoins afin de lui proposer des biens à la vente ou à la location tenant compte de ses aspirations Conseiller son client sur le financement de son bien en transaction vente et sur les aides financières dont il peut bénéficier, dans l'objectif d'assurer la meilleure adéquation entre ses aspirations et ses moyens financiers. Fournir à l'acheteur ou au locataire une description précise des caractéristiques du bien en prenant en compte toutes les informations recueillies (résultats des diagnostics techniques, conformité des installations, …) afin de fournir à l’acheteur ou au locataire une information objective. Identifier les obligations et contraintes liées à l'urbanisme dans les activités de construction/promotion et de transaction afin de fournir une information précise au client, particulièrement dans le cas de ventes dans le neuf (process et normes de construction, PLU, cadastre …). Conduire des entretiens de négociation jusqu’à leur conclusion et accompagner le client jusqu’à la signature afin de conclure la vente ou la location. Rédiger un mandat de vente ou de location en conformité avec la législation en vigueur, dans l'objectif de pouvoir légalement mettre en place la commercialisation du bien. Rédiger les avant-contrats de vente (promesse de vente, compromis de vente), en conformité avec la législation en vigueur, dans l'objectif de sécuriser la vente. Appeler et percevoir les indemnités d'immobilisation de la part de l'acquéreur dans l'objectif de sécuriser la vente. Appeler le dépôt de garantie et le loyer d'avance de la part du locataire afin de sécuriser la location. Établir le budget prévisionnel du centre de profit en lien avec le service financier et le faire valider par sa hiérarchie dans le but de donner un cadre financier précis à l’activité. Élaborer des tableaux de bord de suivi afin d’analyser l’activité, assurer des reporting réguliers à sa hiérarchie en identifiant les points positifs, les points d’amélioration et en proposant des actions spécifiques afin d’améliorer la performance globale du centre de profit. Utiliser les règles du marketing et de l'action commerciale pour bâtir une stratégie adaptée au développement de l’activité. Collecter et exploiter les data relatives aux prospects et aux clients dans le respect du RGPD, afin de mieux les connaitre et de leur proposer des services adaptés. Définir des campagnes de prospection de clientèle à la recherche de biens nouveaux pour développer les activités de gestion, vente et location et développer le portefeuille client. Élaborer et proposer aux clients des services à valeur ajoutée afin d’augmenter les recettes et être en lien avec les honoraires demandés. Constituer les dossiers à transmette aux autorités compétentes (CCI, greffes des tribunaux de commerce, caisses de garantie) en vue d'obtenir l'autorisation d'exercer de chaque collaborateur et suivre leur actualisation en mettant en place les actions de formation obligatoires. Repérer et mobilier les ressources internes et externes permettant l'accompagnement d'un collaborateur en situation de handicap, nouvellement recruté dans l'objectif de mettre en œuvre toutes les solutions pour favoriser son intégration et lui assurer le confort optimal dans le poste de travail. Adapter les méthodes de travail aux différentes situations individuelles (personne en situation de handicap, temps partiel thérapeutique, …) ou collectives (situation économique, sanitaire ou sociale particulière) en intégrant l'utilisation des nouvelles technologies et le télétravail afin d’améliorer la qualité, l’efficacité et la performance de l’activité. Animer la communauté des collaborateurs (réunions de travail, entretiens de motivation, gestion des conflits, formation, …) dans l'objectif de favoriser la communication, de créer une cohésion d'équipe et de favoriser les pratiques professionnelles dictées par le respect des valeurs de responsabilité sociale et environnementale. Organiser une veille juridique régulière en s’informant auprès de sa branche professionnelle, des experts juridiques immobiliers (notaire, avocat), des organisations professionnelles, des services publics (ADIL), de sites web spécialisés (Universimmo.pro, sites des organisations professionnelles, …), afin d’en faire une analyse et une synthèse pour mieux identifier et anticiper les adaptations nécessaires des processus de travail pour être en conformité avec la loi Organiser une veille autour des nouveaux outils numériques : identifier les solutions numériques du marché en lien avec les activités de gestion locative, gestion de copropriété et transaction, analyser les bénéfices attendus, les atouts et contraintes en comparaison des outils existants, afin de proposer l’utilisation des outils qui permettraient une meilleure efficacité, un gain de temps et un meilleur service au client. Identifier, constituer et développer des réseaux pertinents dans la zone d’exercice de l’entreprise : décideurs locaux, responsables politiques, agences publiques (ADIL, ANAH, ADEME, …), organisations professionnelles et entretenir des relations constructives dans l’objectif de développer la présence locale et l’activité commerciale. Organiser une veille concurrentielle en identifiant les principaux acteurs concurrents sur la zone géographique, en suivant l’évolution des parts de marché détenus afin de déterminer le potentiel de marché et notamment la possibilité d’augmenter le taux de pénétration en transaction et en gestion.