Chargé des ressources humaines

Sécuriser la relation contractuelle entre l'employeur et le salarié, en rédigeant clairement et avec exactitude les clauses du contrat de travail, les avenants et courriers RH, en respectant le droit du travail et le régime conventionnel ,et en mettant en œuvre la politique inclusion et handicap de l'entreprise, afin d'éviter tout litige Etablir les déclarations et formalités de l'embauche à la sortie, en s'assurant de la fiabilité des informations, de leur exhaustivité et du respect des délais requis, en relation avec les services internes et avec les organismes externes appropriés,afin de respecter les obligations déclaratives de l'employeur et de garantir la protection des salariés Garantir la mise à jour des dossiers et du registre du personnel et dans les délais légaux, en s'assurant du recueil des justificatifs individuels requis, dans le respect des obligations légales, de la confidentialité et du RGPD, afin d'accéder rapidement à toutes les informations nécessaires à la gestion des RH et d'assurer la transparence des emplois de l'entreprise auprès des services de contrôle de l'Etat Informer les collaborateurs sur les questions relatives à leur suivi contractuel, à leur vie en entreprise ou à l'actualité RH, en répondant à leurs sollicitations directes, en élaborant et diffusant les contenus informationnels nécessaires (notes d'information, modes opératoires ,...) via les outils numériques appropriés, afin d'anticiper, de traiter les éventuels litiges et de sécuriser les collaborateurs, pour contribuer à un climat social favorable Accompagner les collaborateurs dans l'adaptation de leurs conditions et de leur poste de travail, en recueillant les besoins selon la modalité appropriée, en toute confidentialité et avec bienveillance, en mobilisant les services internes ou partenaires externes concernés et en s'assurant de la mise en œuvre effective des solutions identifiées dans le but de permettre le maintien dans l'emploi, de favoriser la qualité de vie au travail et de prévenir les risques psychosociaux En cas d'agissement fautif de la part du salarié et sur décision de l'employeur, appliquer dans le respect de la législation les procédures disciplinaires adaptées à la nature et à la gravité de la faute, prévues le cas échéant par le règlement intérieur de l'entreprise, en rédigeant les courriers adéquats, afin de rappeler le salarié à la règle et/ou de mettre en œuvre les sanctions disciplinaires adéquates et de conserver un historique des événements susceptibles d'impacter la relation au travail du salarié et la relation contractuelle Produire les éléments nécessaires à la tenue des réunions ordinaires et extraordinaires, des événements liés à l'agenda social du CSE, à la rédaction et à la diffusion des comptes rendus et PV, en élaborant le rétroplanning permettant d'anticiper les échéances dans le respect des obligations conventionnelles et légales, afin de collaborer au maintien d'un bon climat social Gérer les temps individuels de délégation mensuelle des membres du CSE dédiés à la réalisation de leurs missions, en prenant en compte le nombre d'heures applicables, à l'aide des outils digitaux ou de tableurs permettant un suivi automatisé et fiabilisé de l'activité de délégation Elaborer les outils de reporting adéquats (tableaux de bord,...), en identifiant les besoins auxquels le reporting doit répondre, en sélectionnant et collectant les données RH pertinentes au regard des objectifs, en vérifiant leur fiabilité, en les consolidant et en les hiérarchisant selon leur importance, dans le respect du RGPD, afin de permettre aux commanditaires de disposer des indicateurs nécessaires à leurs prises de décisions Réaliser les statistiques sociales (absentéisme, turnover, ...) en sélectionnant les données appropriées en fonction des objectifs et en les analysant, afin de les présenter aux différents acteurs concernés, notamment dans la BDESE (communauté RH, Direction, IRP/CSE, managers) pour répondre à leurs besoins de pilotage et alimenter le bilan social Analyser les évolutions de la masse salariale, à partir du calcul des différents effets de celle-ci,au moyen des outils statistiques, et des tableaux de suivi existants, afin d'alimenter les différents rapports et bilans (bilan RSE, bilan social, index égalité professionnelle ...) et de produire les indicateurs sociaux permettant à la direction de définir et de conduire sa politique des ressources humaines Garantir la mise en conformité des pratiques RH avec les évolutions réglementaires sur l'actualité sociale, incluant les évolutions en matière de handicap et de lutte contre les discriminations, en mobilisant les sources appropriées et fiabilisées, en analysant et en structurant l'information, afin de diffuser auprès des acteurs concernés (RH, managers, collaborateurs) une information juridique et réglementaire fiable, actualisée, sous forme de flash info, de notes de synthèse ou de lettre d'information Concevoir la procédure de paie , en tenant compte des spécificités liées à l'activité et à l'organisation de l'entreprise, des évolutions réglementaires et conventionnelles, pour intégrer l'exhaustivité des éléments obligatoires relatifs au travail du salarié et à son salaire et pour gérer les éléments variables Parametrer le logiciel de paie, en créant et modifiant les rubriques en cas d'évolutions légales ou d'évolutions de l'accord d'entreprise, afin de mettre le processus de gestion de la paie en conformité avec ces évolutions, de l'adapter aux spécificités de l'entreprise et de le sécuriser Effectuer les opération de contrôle du respect de la procédure paie mise en œuvre, en utilisant les logiciels dédiés et une méthode de vérification adaptée (sondage, échantillonnage,...), afin de tenir les échéances calendaires et d'émettre une paie fiable Contrôler la cohérence des bulletins de paie, en recherchant les écarts via des extractions et des calculs permettant de repérer la source des anomalies et d'analyser leur nature fiscale et/ou sociale, afin d'alerter ou de corriger les anomalies le cas échéant Réaliser les DSN, avec exactitude et dans les délais légaux, pour transmettre les données salariales aux organismes sociaux (Pôle emploi, CPAM , URSSAF), en application de la législation et pour assurer les droits sociaux des salariés de son organisation Anticiper un contrôle de l'administration, en sélectionnant les pièces justificatives à conserver selon les procédures et obligations en vigueur, en tenant à jour un tableau de suivi, en assurant une communication et une lisibilité des dossiers au profit des interlocuteurs potentiellement concernés Evaluer en amont, les risques d’avoir un contrôle ou un audit au sein de son périmètre, en analysant la conformité des données sociales et salariales avec les dispositions légales et conventionnelles applicables, afin d'anticiper l'impact financier ou juridique du contrôle ou de l'audit et de permettre à l’entreprise de préparer ses échanges avec la structure de contrôle Développer les compétences métiers des collaborateurs, en planifiant des formations régulières au sujet des évolutions relatives à la règlementation de la paie, en leur mettant des outils à disposition (guides,...) et en les acculturant à une veille sociale et paie, pour garantir leur performance et leur employabilité Superviser la bonne application par l'équipe de l'ensemble du processus paie, en effectuant des points de contrôle réguliers sur les différentes productions, afin de permettre les correctifs nécessaires sans délais Organiser et réguler le travail de l'équipe, en tenant compte des contraintes de délais, de la charge de travail à réaliser et des profils individuels (temps partiels, absences, situations de handicap, ...) et en mettant en place des indicateurs de performance individuels et collectifs, afin de garantir la livraison d'une paie fiable, dans un climat de travail positif Mettre en œuvre un mode de communication favorisant la confiance au sein de l'équipe paie, pour repérer les signaux faibles et dénouer les tensions pouvant générer des conflits et des dysfonctionnements dans le cadre de l'activité quotidienne Recueillir les besoins de formation des collaborateurs et de leurs managers, en utilisant les moyens de collecte à disposition, afin de garantir l'exhaustivité de la remontée des besoins dans les délais requis par l'organisation Hiérarchiser les besoins de formation, en fonction des priorités fixées par l'organisation en termes de stratégie de gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP), de politique handicap et RSE et d'obligations légales éventuelles Structurer l'offre de formation pour alimenter le plan de développement des compétences et la consultation du CSE, conformément à l'arbitrage fait par les directions, en recherchant dans l'offre existante les formations adéquates ou en sélectionnant de nouveaux prestataires, en s'assurant de la compatibilité des modalités (présentiel, e-learning, aménagements spécifiques, ...) avec les situations individuelles, notamment l'accessibilité aux personnes en situation de handicap ou avec des contraintes logistiques et budgétaires Etablir le budget prévisionnel correspondant, après avoir négocié les coûts optimisés avec les prestataires, en recensant l'exhaustivité des coûts (coût des formations, frais annexes, …), en optimisant les mécanismes de financement, selon la nature des actions, la taille de l'entreprise et les dispositifs visés Accompagner les salariés dans la mise en œuvre de leur formation, en leur apportant des conseils sur les dispositifs et sur le montage du dossier administratif et financier, afin de leur permettre de réaliser leur projet de développement de compétences Communiquer auprès des salariés les actions de formation éligibles au titre du plan de développement des compétences, en les informant sur les modalités de mise en œuvre de celles-ci (calendrier, finalité, programme de formation, modalités pédagogiques, ...), afin d'inciter les collaborateurs à s'inscrire aux formations qui leur sont nécessaires Superviser la mise en œuvre de la formation, dans ses aspects logistiques, administratifs et financiers, en assurant l'interface avec les prestataires de formation et les financeurs, pour pouvoir collecter et transmettre les documents et pièces nécessaires et traiter les éventuels dysfonctionnements , dans le respect de la commande passée, du cadre financier établi et des obligations déclaratives réglementaires et pour pouvoir effectuer le suivi budgétaire de la formation Produire les différents outils de mesure de la performance des formations en cohérence avec la stratégie de développement des compétences de l’entreprise, afin d’alimenter le tableau de suivi du déploiement du PDC et de calculer le retour sur investissement Effectuer le traitement quantitatif et qualitatif des données de performance des formations, en valorisant les indicateurs clés, en apportant une analyse contextualisée permettant de répondre aux besoins de pilotage des différents acteurs (DG, DRH, IRP, managers, salariés et de développer une démarche d’amélioration continue Déterminer les besoins en recrutement, en relation avec le management / client interne, en identifiant les spécificités des métiers et les compétences requises sur les postes, en vue d'anticiper les postes vacants (départs), l'accroissement de l'activité et les nouvelles compétences nécessaires au développement de l'entreprise Formaliser un contenu des offres de poste incluant les caractéristiques du métier, les compétences, les qualités requises et la valorisation de la marque employeur, afin d'attirer les profils les mieux adaptés aux besoins de l'organisation, dans le respect le plus strict du cadre légal en matière de lutte contre les discriminations, d'inclusion et de diversité/handicap Mettre en œuvre une démarche de sourcing optimisée, en sélectionnant les canaux et relais de diffusion les plus pertinents et accessibles à tous, dans le cadre du budget affecté, en veillant à ouvrir à toute personne la possibilité de candidater, dans le respect de la réglementation relative à la lutte contre les discriminations Conduire le processus de pré-qualification des candidatures, en élaborant les outils appropriés à destination des recruteurs, en sélectionnant les dispositifs d'évaluation adaptés et en coordonnant leur mise en œuvre, puis en réalisant une première analyse des candidatures, pour proposer aux directions concernées un premier choix argumenté et objectivé de candidats, dans le respect du RGPD Optimiser le suivi des candidatures, en planifiant de façon coordonnée les différentes étapes et en mobilisant les outils digitalisés permettant la traçabilité et la transparence de la campagne de recrutement, fluidifiant la relation avec les candidats et permettant la tenue des délais, en vue d'améliorer l'expérience candidat et valoriser la marque employeur Effectuer le reporting, en sélectionnant et mesurant les critères de performance (KPI) pertinents, en restituant et analysant les feedbacks en interne et les retours effectués auprès des candidats, en vue de mesurer l'efficience de la campagne de recrutement et de vérifier si un traitement équitable de l'ensemble de candidatures a bien été assuré Sécuriser l'intégration des collaborateurs (y compris à distance ou à l’international), en structurant et en accompagnant le processus (mise en relation avec l'ADP, accueil au sein de l'équipe, inscriptions aux éventuelles formations…), en veillant à la mise en place de conditions matérielles et relationnelles optimales de travail, incluant l'adaptation des aménagements pour les salariés en situation de handicap, afin de respecter l'engagement de l'organisation et de prévenir les ruptures des périodes d'essai Identifier les besoins opérationnels, en prenant en compte les objectifs fixés par l'organisation RH, dans un contexte de digitalisation de cette dernière et en animant des groupes projet permettant les remontées du terrain, afin de permettre la rédaction d'un cahier des charges incluant les spécifications attendues, en vue du développement de nouvelles solutions SIRH Contribuer à la rédaction d’un cahier des charges afin de répondre aux besoins de l'organisation et ainsi participer à l’amélioration d’une application et des fonctionnalités du SIRH Analyser les solutions des prestataires potentiels (éditeurs, intégrateurs), en comparant leurs offres au moyen d'une grille d'évaluation, au regard des critères du cahier des charges établi, afin de présélectionner pour le comité de pilotage les propositions les mieux adaptées Suivre la réalisation de la prestation externe et le recettage des différentes fonctionnalités en s'appuyant sur le cahier des charges, afin de prévenir les écarts, de veiller à la livraison de productions 100% fonctionnelles, dans le respect des délais et du budget établi Identifier les dysfonctionnements ou manquements de l'outil SIRH en analysant et en vérifiant les remontées utilisateurs, en vue de proposer les correctifs et les nouvelles fonctionnalités permettant l'optimisation de l'outil et en assurant le lien avec la DSI et les prestataires externes Accompagner les collaborateurs dans l'utilisation du SIRH, en créant et en mettant à disposition les modes opératoires (vidéos, supports écrits,...) et les outils d'assistance (FAQ, un guichet utilisateur, hotline,...), en animant des formations à destination des collaborateurs, pour faciliter la vie du collaborateur et la gestion des RH