Formation : Classer, trier, ranger

Autodiagnostic : quel ordonné/désordonné êtes-vous ?

Connaître et maîtriser les règles d'un bon classement

• Qu'est-ce qu'un « bon classement » ? : les règles de base du rangement dans le monde physique et le monde numérique
• Quelles en sont les conditions d'efficacité ?
• Rappel sur les fondamentaux : objectifs, principes et règles
• Alphabétique, numérique, thématiques : découvrir les principales méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
• Quels critères prendre en compte : disponibilité de l'information, degré d'utilité du document, fréquence de consultation

Cas pratique : poser un diagnostic sur ses méthodes de classement : quels sont ses points forts ? Comment l'optimiser ? Quels sont vos objectifs ?

Clarifier et améliorer l'organisation de ses dossiers physiques et virtuels

• Connaître le cycle de vie de ses documents : du document dynamique au document statique
• Savoir analyser le flux d'informations (sources, support, etc.)
• Structurer un dossier clair et complet : méthodes et outils
• Choisir des titres, sous-titres, index, entrées évocateurs
• Garantir l'accessibilité et la clarté de ses données
• Couleurs, fiches de synthèses, synopsis, mappings… rendre l'information visuelle
• Le cas particulier de l'organisation en télétravail ou travail à distance

Cas pratique : construire un plan de classement efficace

Optimiser son classement électronique

• Élaborer son arborescence : méthodes et outils
• Comment coordonner classement « matériel » et classement informatique ?
• Organiser sa messagerie pour retrouver aisément les informations : arborescence, archivage, marqueurs de suivi…
• Créer des règles de suivi et d'archivage
• Savoir « se retrouver »

Cas pratique : gérer sa boite mail avec efficacité

Vivre son classement au quotidien : les règles d'or pour devenir un collaborateur « organisé »

• Savoir faire le tri et archiver… et jeter
• Veiller à l'actualisation et à la fiabilité des données et des dossiers pour avoir des références complètes et à jour
• Prendre le temps de synthétiser et compiler les données pour ne pas accumuler les « miettes d'informations »
• Dépoussiérer ses dossiers « divers » et « autres »
• Aménager son environnement de travail

Cas pratique : créer ses réflexes

Repérer ses habitudes improductives et les transformer en habitudes utiles