Responsable de la Protection des Données des Organisations

1. Collaborer avec les différents départements ou services de l’organisation pour identifier les processus organisationnels 2. Répartir les responsabilités des différents acteurs, selon la méthode RACI pour permettre à chacun de s'exprimer et être au clair sur ce qu'il a à faire pour chaque phase. 3. Déterminer un phasage simple et souple prenant en compte les contraintes du projet (Scrum, Kanban, DevOps) et choisir les outils adaptés (Trello, Slack etc.) 4. Partager les objectifs du projet 5. Veiller au respect de la méthode 6. Focusser sur l’aboutissement des actions (méthode scrum) 7. Anticiper les conséquences des décisions prises, pour limiter les risques éventuels 8. Analyser les différents départements, en collaboration avec les directions de chacun d’entre eux, par des entretiens directs ou en cas de télétravail, en distanciel et par l’accès autorisé au système d’information (CRM, comptes rendus d’ateliers collaboratifs…) 9. Référencer les grands traitements de données à caractère personnel 10. Identifier la sécurité des voies d’accès, en tenant compte des situations de télétravail des salariés 11. Identifier la sécurité du système d’information 12. Identifier la sécurité des comportements des collaborateurs et réaliser un focus sur le personnel en télétravail ou dit « nomade » 13. Veiller à la licéité et à la loyauté des traitements des données à caractère personnel en informant et en recueillant le consentement des personnes dont les données sont utilisées, en respectant les obligations légales d responsable du traitement, en appliquant les principes d’interdiction et d’exception dans le traitement des données sensibles etc. 14. Mettre en œuvre le cadre légal des droits des personnes, tel que par exemple le droit d’accès, de rectification ou de refus de profilage 15. Appliquer le principe de minimisation et le principe d’intégrité des données. 16. Choisir pour chaque action, la durée de conservation strictement utile 17. Alerter le responsable du traitement sur son obligation de respecter le RGPD 18. Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que tout projet de l’organisation tienne compte en amont des principes du RGPD (dès la conception) 19. Garantir que seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires au regard de chaque finalité spécifique du traitement soient effectivement traitées (par défaut) 20. Déterminer le fondement juridique du traitement recueillant le consentement clair des personnes concernées, en lien avec une obligation légale, règlementaire, contractuelle, Pour répondre à l’intérêt légitime de l’organisation 21. Décrire les traitements cartographiés en précisant la nature des données personnelles traitées, les finalités des traitements, les durées de conservation (légales ou librement fixées), les éventuels services ou personnes internes ou externes à qui sont transférées ces données et les mesures de sécurisation techniques et organisationnelles des données, y compris en cas de télétravail. 22. Documenter le registre pour les différentes données 23. Permettre la traçabilité par la réalisation de rapports d’audit des processus, de documents reprenant la formulation des recommandations de mise en conformité, destinées aux différentes directions de l’organisation (direction générale, direction de chaque département concerné…), de documents reprenant les actions correctives à réaliser 24. Faciliter la mission des autorités de contrôle et répondre aux diverses demandes de consultations des pièces, documents, registres, justifiant la conformité des traitements des données au RGPD 25. Accompagner la direction générale dans le traitement d’un contrôle de la CNIL ou de toute autorité de contrôle des traitements des données à caractère personnel 26. Signaler une atteinte aux données à caractère personnel traitées par l’organisation par exemple en cas de cyberattaque 27. Dispenser des conseils, sur La méthodologie générale d’application du RGPD au sein de l’organisation 28. Dispenser des conseils sur les impacts de la protection des données et la détermination de la nécessité de mettre en œuvre des analyses d’impacts (AIPD) et d’en vérifier l’exécution, en cas de transferts de données hors Union Européenne, sur les instruments juridiques de transfert susceptibles d’être utilisés 29. Identifier les thématiques à surveiller et investiguer les informations disponibles pour repérer les évolutions légales et la jurisprudence et choisir un outil adapté pour créer une bibliothèque évolutive et accessible 30. Collecter, analyser et traiter l’information 31. Diffuser l’information en créant des documents adaptés et/ou en organisant des événements, en tenant compte dans la mesure du possible, des différentes situations de handicap du personnel utilisateur 32. Utiliser des plateformes collaboratives pour échanger avec les personnels qui travaillent à distance 33. A partir de la politique de communication de l’organisation, en collaboration avec le département communication, choisir les canaux d’information à destination des collaborateurs. 34. Segmenter les informations en fonction des personnels ciblés, en s’appuyant sur les « familles professionnelles » identifiées par le service communication 35. Concevoir des contenus simples, clairs et accessibles pour toutes les fonctions, quel que soit le niveau d’intervention dans l’organigramme et animer un forum interactif, en tenant compte des situations de handicap identifiées au sein de l’organisation 36. Créer des tutoriels, avec l’appui du département communication, en incluant des outils audios ou des sous-titres pour les personnes mal voyantes ou mal entendantes, ou en veillant à utiliser des typographies lisibles 37. Segmenter des événements de sensibilisation au RGPD et à ses conséquences sur les pratiques quotidiennes du personnel et de la Direction Générale