Assistant et attaché de direction

Bloc 1. Seconder la direction dans les activités administratives et quotidiennes * Organiser les réunions et les déplacements en fonction des obligations et des urgences en utilisant les outils de planification partagés pour gérer les agendas de l’ensemble de l’équipe * Utiliser les règles comptables et fiscales pour établir les notes de frais en utilisant une solution numérique * Participer au suivi de l’activité de l’entreprise en collectant les informations des réunions, notes de services etc. pour concevoir des outils de pilotage * Établir un diagnostic des process existants en utilisant les outils existants au sein de l’entité (CRM, ERP, etc.) pour proposer une optimisation des processus * Utiliser avec maîtrise le système d’information commerciale (CRM, ERP, outils spécifiques) pour participer à la gestion des clients et des fournisseurs de l’entreprise Bloc 2. Traiter, organiser et diffuser l’information orale et écrite * Assurer une veille informationnelle pour collecter l’information interne et externe * Analyser les informations collectées en contrôlant leur fiabilité pour les synthétiser en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation * Utiliser les outils de bureautique pour diffuser l’information aux personnes concernées au format adéquat * Analyser la situation et son contexte pour identifier l’objectif de l’écrit et ses destinataires * Rédiger, en français et en anglais, des écrits professionnels en choisissant la forme (mail, courrier, notes, rapports, comptes rendus) et en respectant les règles de syntaxe et les usages professionnels * Répondre oralement aux demandes des personnes extérieures en français et en anglais en prenant en compte les éventuelles différences culturelles et en mobilisant les techniques de communication orale * Utiliser les méthodes d’archivage en prenant en compte l’évolution de l’activité et les règles de confidentialité pour organiser le classement physique et numérique de l’information * Identifier les éléments et indicateurs attestant de l’intégrité des documents physiques et numériques pour assurer la traçabilité des documents Bloc 3. Assister la direction dans les projets transversaux et les dossiers spécifique * Planifier le déploiement ou le suivi des projets en cours en utilisant les outils d’ordonnancement pour faciliter l’organisation et le suivi des étapes * Contrôler le bon déroulement du projet en utilisant les outils de gestion de projet mis en place afin de vérifier que les ressources humaines, matérielles et financières fixées sont bien respectées * Étudier le cahier des charges et les objectifs des actions prévues pour déterminer le public-cible et les ressources nécessaires * Identifier les compétences et les ressources indispensables à la réussite de l’évènement pour organiser la logistique matérielle de l’évènement * Utiliser les logiciels de gestion pour suivre et comparer l’estimation des coûts du projet et les coûts effectifs * Concevoir et administrer des questionnaires à l’attention des clients et des collaborateurs pour exploiter/traiter les retours afin de réaliser le bilan qualitatif de l’action de communication ou de l’évènement * Collecter les éléments de la paie (fixes et variables) * Créer des tableaux de bord et de suivi du personnel pour gérer le planning des congés et des absences