Assistant de direction

Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques (Outlook ou Google Agenda ou Calendrier pour Mac) pour planifier les réunions et les déplacements des responsables Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l’organisation, de son fonctionnement et des outils tels que la matrice d’Eisenhower ou la méthode NERAC pour optimiser la gestion du temps de la direction et des équipes Concevoir les tableaux de bord de suivi de l’activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d’activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d’informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l’organisation (CRM, ERP, logiciel interne, etc.) pour détecter les manques et les dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions d’amélioration Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l’organisation pour fluidifier les circuits d’information afin de faciliter l’exécution des tâches administratives Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation Déterminer l’objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique Diffuser, après contrôle, l’information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles de la personne ou du service destinataire pour rendre l’information disponible rapidement pour les parties concernées Organiser le classement et l’archivage papier ou numérique de l’information selon la règlementation en vigueur pour permettre aux utilisateurs d’accéder facilement à l’information souhaitée Accueillir en français et en anglais les différentes parties prenantes (clients, fournisseurs, salariés, partenaires, etc.) en prenant en compte les différences culturelles et les éventuelles situations de handicap pour répondre à leurs demandes dans le respect des consignes et des délégations Identifier les difficultés et/ou tensions éventuelles en analysant la situation professionnelle in situ pour adapter son attitude et son comportement afin de gérer des situations parfois complexes Recueillir méthodiquement l'ensemble des informations nécessaires à la réalisation d’un événement en mettant en lien les enjeux de l’évènement, les spécificités de la structure et son fonctionnement pour prévoir l’organisation et le budget dans le respect des obligations règlementaires et des contraintes définies Contrôler le respect de la planification et du budget déterminés en utilisant les logiciels et outils dédiés pour actualiser le logiciel d‘ordonnancement et informer les parties prenantes des écarts et/ou dysfonctionnements identifiés Proposer des mesures correctives éventuelles en respectant les contraintes du projet (procédures, échéances, budget, etc.) et/ou d’améliorations pour les projets futurs afin de minimiser l’impact des écarts et des dysfonctionnements identifiés Contribuer à la gestion des ressources humaines, sous différentes formes, en fonction de son champ d’intervention (suivi et planification des congés et des absences, préparation des éléments variables des salaires, planification des entretiens de candidatures, suivi du plan de développement des compétences, etc.) pour communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement du processus RH de l’organisation dans le respect des délais et des réglementations Participer à la mise en œuvre des gestes éco-responsables et au développement des pratiques inclusives au sein de l’organisation en rédigeant et en mettant à disposition un mode opératoire des bonnes pratiques définies dans la stratégie RSE de l’organisation afin de sensibiliser les parties prenantes de son champ d’intervention Appliquer les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des données en se rapprochant du DPO (Data Protection Officer) de l’organisation pour mettre en place une procédure permettant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données du poste OPTION 1 Préparer l’ensemble des documents nécessaires à l’embauche, au départ et aux déclarations sociales obligatoires des salariés en utilisant les logiciels appropriés pour participer aux actions de gestion administrative des dossiers du personnel de l’entreprise et transmettre les déclarations aux organismes externes Accompagner le salarié pendant sa vie en entreprise en organisant l’intégration et en réalisant des études sur les possibles évolutions de carrières pour favoriser la motivation et le bien-être de l’ensemble des salariés quelle que soit leur diversité (handicap, origine géographique, âges, sexe…), au sein de l’entreprise de manière inclusive Définir les besoins en formation et le profil recherché en dressant un inventaire des besoins d’acquisition ou de perfectionnement des compétences actuelles pour organiser la logistique des recrutements après vérification des priorités d’embauche en interne et réaliser les entretiens de recrutement du personnel non-cadre Traiter les éléments variables de la paie (congés, RTT, primes, maladie, tickets-restaurants, ...) et les documents nécessaires au traitement de la maladie (subrogation, ESS, prévoyance) en back up du responsable Paie et administration du personnel pour réaliser les déclarations sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles afin de participer à la gestion de la paie des collaborateurs Organiser les élections des représentants du personnel et du comité d’entreprise (en physique et à distance), selon la réglementation en vigueur pour respecter les obligations légales du CSE en prenant en compte les personnes en situation de handicap OPTION 2 Mise à jour des bases de données clients et des statistiques de ventes (CRM) pour proposer des offres commerciales correspondant aux attentes et aux situations de diversité du client (diversité culturelle, situation de handicap, genre…) Etablir et/ou actualiser les devis commerciaux selon les normes rédactionnelles et en utilisant les logiciels de cotation pour aider le responsable à développer le chiffre d’affaires de l’entreprise Effectuer une veille commerciale et concurrentielle sur les plateformes et portails adaptés au secteur d’activité de l’entreprise en surveillant l’actualité du marché, des prospects, des concurrents et des appels d’offre pour participer aux prises de décisions commerciales Préparer les dossiers commerciaux numériques avant-vente en vérifiant la justesse et l’actualisation des données du fichier client pour assister les équipes commerciales et marketing dans la prospection, la vente et la fidélisation des clients Suivre la réalisation des commandes de la saisie jusqu’au règlement en utilisant les outils collaboratifs pour alerter le responsable commercial dès qu’un dysfonctionnement apparait et proposer des solutions correctives Communiquer à l’écrit, en français et en anglais sur des sujets professionnels concernant l’activité de l’entreprise, en adaptant sa communication aux personnes en situation de handicap pour assurer l'interface entre les services commerciaux, techniques, comptables et informatiques et la clientèle OPTION 3 Réaliser les supports de communications visuelle et audiovisuelle, sous l’autorité du chef de service, en assurant la conception graphique et le suivi de leur fabrication pour s’assurer du respect de la stratégie media et hors média ainsi que de l’accessibilité des supports aux personnes en situation de handicap Rédiger les contenus des supports de communication traditionnel et digital (communiqué de presse, discours, newsletter interne et externe…) en utilisant les techniques adaptées et sa créativité pour collaborer à l'élaboration des différents plans média et hors média et à la gestion des relations presse Développer la visibilité de l'entreprise sur Internet en vérifiant l’UX du site et en utilisant les outils spécifiques pour animer un blog, gérer une les réseaux sociaux, mettre à jour un site Internet ou un Intranet dans le respect de l’accessibilité numérique Réaliser le bilan des actions de communications physiques et digitales en utilisant les outils de web analyse et en calculant les ratios de performance adaptés à la stratégie de communication pour évaluer les impacts et proposer à la hiérarchie des axes d’amélioration OPTION 4 Comparer les nouveaux éléments du dossier et les évolutions des textes spécifiques à la mission, en effectuant une veille juridique et en utilisant les plateformes juridiques pour préparer les dossiers et les formalités administratives en lien avec la mission du service Rédiger, sous le contrôle des juristes, les documents et/ou actes spécifiques à sa mission en utilisant le vocabulaire juridique et en appliquant les règles associées au métier concerné pour donner une valeur officielle aux documents rédigés à l’aide des outils de bureautique Suivre les dossiers et les procédures en cours en surveillant les obligations et formalités administratives et juridiques spécifiques à la mission pour respecter les obligations relatives au droit processuel concerné et ne pas mettre l’entreprise en situation difficile Traiter les réclamations non complexes en trouvant des solutions adéquates argumentées sous l’angle juridique pour assister la hiérarchie dans les litiges opposant l’entreprise à d’autres entités