Réussir des entretiens et réunions à distance

1) Avant la formation

• Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Préparer ses entretiens à distance

• Quels sont les avantages d'un entretien à distance ?
• Quels sont les points-clés de la préparation des entretiens et des réunions à distance ?
• L'ordre du jour
• Les objectifs
• Pourquoi et comment s'y prendre ?
• Les décisions et les actions à mettre en oeuvre ?
• S'informer sur les interlocuteurs pour mieux comprendre et préparer ses réponses
• Choisir le profil et le nombre de participants
• Communiquer une invitation claire au regard des typologies d'entretien ou réunion à mener, annonce de décision, résolution de problème
• Définir les équipements nécessaires à la réunion

Savoir animer une réunion motivante à distance

• Le rôle d'animateur, se connaître en terme de forces et de faiblesses permet de mieux s'adapter
• Piloter le travail du groupe
• Modalités
• Règles
• Outils de partage de l'information
• Rendre l'animation vivante, structurée et participative
• Contrôler les discussions, écouter, reformuler, réfléchir et s'adapter afin de répondre à son environnement
• Faire des synthèses et autres conclusions au moment opportun
• Savoir utiliser l'adversité pour faire passer ses messages et ses décisions sans détour avec calme et sérénité
• Comment favoriser les échanges avec le DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure) ?
• Les lois de la communication, contenu, voix, comportements et moi, l'(les) autre(s) et la situation

Piloter une réunion à distance

• Les caractéristiques d'une réunion à distance réussie
• Identifier : l'avant, le déroulé et l'après
• Soigner les premiers instants pour créer le climat de confiance
• Faire participer tous les présents pour assurer la dynamique de groupe
• Valoriser le temps et l'écoute mutuelle des participants
• Rédiger le compte rendu simple et en temps réel

Gérer les situations délicates lors de l'animation

• Mettre en congruence timbre de voix, contenu et attitudes
• Quelques principes pour réagir face aux frustrations, résistances et autres freins
• Utiliser l'outil DESC pour éviter les situations délicates ou sortir de celles-ci

Préparer son plan de progrès

• Reprendre l'auto diagnostic d'assertivité : chaque stagiaire définit un point de progrès
• Réflexion collective
• Echanges sur les différents plans de progrès

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation basées sur des cas concrets proposées par les stagiaires
• Exercices d'entraînement
• Ateliers collectif :
• Des enjeux et défis de la prise de parole à distance
• Mind Mapping des canaux de communication à distance
• Préparation de son atelier à distance
• Prise de parole à distance et feedforward (débrief pensée positive)
• Brainstorming en sous-groupe
• Jeux de rôles
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

• En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation