Rédiger des e-mails efficaces et percutants

Comprendre les enjeux de l’email
Mesurer l’impact du courrier électronique dans les relations de travail (avantages et risques)
Connaître les spécificités du mail : rapidité, rédaction simplifiée, langage adapté, document court, etc.
Situer l’email par rapport au téléphone et à la lettre
Gérer l’”invasion” des mails
Le droit à la déconnexion

Respecter le bon usage du mail
Distinguer et bien utiliser les CC et CCI
Bien choisir les destinataires
Savoir quand et comment utiliser les pièces jointes 
Faire court et concis : aller à l’essentiel
Surveiller les fautes d’orthographe et/ou de frappe
Veiller à éviter le style télégraphique et SMS

Rédiger avec méthode, fluidité et rapidité
Respecter un plan
Construire des phrases courtes et lisibles
Maîtriser un vocabulaire précis et des mots de liaison
Adopter un style vivant et concret
Éliminer les tics de langage associés au mail
Utiliser les formules de politesse adaptées

Envoyer un email
Clarifier son objectif : 
. obtenir une information ou une réponse, 
. transmettre une consigne, 
. partager une information, 
. valider une procédure, …
Adapter le contenu et le style en fonction de l’objectif
Accompagner l’envoi de pièces jointes
Soigner deux temps forts : le démarrage ou accroche et la conclusion

Répondre à un email
” Accuser réception ” par un commentaire approprié 
Apporter une réponse brève et pertinente
Être précis et reformuler pour éviter toute ambiguïté
Personnaliser pour éviter le mail « type »

Considérer l’importance de l’objet
Privilégier les objets ” pleins “
Afin de :
. susciter l’intérêt du destinataire
. encourager l’ouverture du mail
. clarifier le degré d’urgence ou de priorité de lecture
. faciliter le classement, l’archivage

Pratiquer l’email en situation difficile ou l’email dit “urticant”
Qu’est-ce qu’un email « urticant » ?
Adopter les bonnes attitudes  
Savoir quels signes de ponctuation bannir
Répondre de manière opportune : quand et comment 
S’astreindre à un discours ferme et courtois
Privilégier ou éviter certaines formulations
Répondre selon différentes stratégies : faire le bon choix

Les chartes de communication par email
En fin de formation, un travail est proposé sous forme d’atelier pour élaborer une charte du bon usage du mail en entreprise