Optimiser le classement de ses documents papier et numériques
Niveau classement, vous êtes plutôt "vertical" ou "horizontal" ? A vrai dire, peu importe… Ce qui compte, c'est de pouvoir retrouver l'information quand on la recherche. Dans ce domaine, tout est question d'organisation… En plus des techniques de classement, ce stage pour apprendre à classer les documents, qu'ils soient papier ou numériques, vous permettra de gérer un véritable projet d'archivage documentaire pour votre service ou votre entreprise.
Proposé par
GERESO
Objectifs pédagogiques
- Appliquer une méthode et des techniques simples et efficaces pour optimiser le classement des documents.
- Définir un plan de classement personnel et collectif, adaptés aux besoins et aux fonctionnements de sa structure.
- Se repérer dans les outils de classement et d'archivage papier et numériques.
Programme de la formation
Le document
- Qu’est-ce qu’un document ? Les aspects qui le caractérisent et qui peuvent influer la façon dont il sera traité
- Vie et mort d’un document : classer, archiver, jeter
- L’organisation et la circulation de l’information dans l’entreprise : un élément indissociable des choix de classement
Comprendre | Réflexion en commun à partir des expériences des participants
Le plan de classement
- Pour qui ? Classement personnel, par service ou collectif
- Comment ? Classement fonctionnel, structurel, thématique
- Par qui et avec qui ? L'organisation à mettre en place pour définir un plan de classement
- Qui fait quoi ? Le rôle de chacun dans la mise en place et la pérennisation du plan de classement
Appliquer | Illustration de création d’un plan de classement collectif
Le nommage des documents
- Règles et logique à respecter en lien avec le fonctionnement de l'entreprise
- type de document, fonction, version...
- comment dater un document ?
- Nommage des documents papier : à quel endroit et sur quel support ?
- Questions liées à la numérisation
- les techniques : automatiques ou manuelles
- qualité de la numérisation et volume des documents
- les questions juridiques : preuve, droits d’auteur, e-discovery et vie privée…
- Nommage des documents numériques
- les contraintes techniques liées aux systèmes d'exploitation
- les règles logiques
- Cas particulier des mails
Appliquer | Cas pratique de nommage à partir de documents fournis
Les outils de classement et d’archivage
- L'archivage des documents papiers
- quels contenants ? Dossiers, tiroirs, boîtes...
- Les outils de bureautique pour garder la trace des documents archivés et classés
- base de données simple avec Excel
- base de données complexe avec Access
- les logiciels professionnels : la Gestion Électronique des Documents (GED)
- Les logiciels libres
- imprimeur d’arborescence
- renommage de fichiers
- synchronisation de fichiers
- L'archivage à distance
- Les règles de sécurité
Comprendre | Illustration d’utilisation des outils
- Convaincre les utilisateurs du plan classement
- Repérer les facteurs de succès
- Identifier la notion d'acteurs, de pouvoir et de marge de manœuvre
- Choisir sa stratégie en fonction du contexte
- Utiliser la méthode CAB pour trouver son argumentation
Mise en pratique : construire son argumentaire et le présenter
Proposé par
GERESO
"« Évoluer aujourd’hui vers l’excellence de demain »"
Proposé par
GERESO
