Google Workspace - Drive et Drive partagé

Qualiopi
À partir de 510 €
Durée 7h en 1 jour
Localisation Partout en France
Logo de M2I - Google Workspace - Drive et Drive partagé

Proposé par

M2I

Prérequis

Avoir une bonne connaissance de la navigation sur le Web et des connaissances de base sur la gestion des fichiers.

Public admis

  • Salarié en Poste
  • Entreprise

Demandeur d'emploi et Etudiant non admis

Financement

  • Votre OPCO
  • Financement personnel

Financement CPF non pris en charge

Modalités

  • En centre
  • À distance

Objectifs pédagogiques

A l'issue de cette formation, vous serez capable de :

  • Créer, stocker et organiser des fichiers dans votre Drive
  • Partager des fichiers en interne ou externe
  • Gérer des projets d'équipes
  • Configurer et administrer un drive partagé
  • Utiliser l'application Drive pour PC.

Programme de la formation

1ère demi-journée

Les piliers de Google Drive

  • Comprendre les enjeux du Cloud
  • Découvrir ce qu'est un outil SaaS
  • Enumérer les 3 concepts clés du Drive
  • Contraster avec les outils Microsoft
  • Explorer les synergies entre Drive et les autres outils Google Workspace
  • Comprendre les mesures de sécurité des données dans le Cloud

L'essentiel de Google Drive

  • Accéder au Drive
  • Créer des fichiers vierges ou à partir d'un modèle depuis la galerie des modèles
  • Importer des fichiers ou dossiers par lot
  • Créer des dossiers et s'organiser
  • Stocker un même fichier dans plusieurs dossiers
  • Supprimer et restaurer un fichier / dossier
  • Exporter et télécharger un fichier / dossier
  • Travailler en mode hors connexion
  • Synchroniser Google Drive avec Windows* en utilisant l'application Drive pour PC
  • Paramétrer Google Drive
  • Explorer l'historique des versions dans Google Drive
  • Restaurer et créer une copie d'une version
  • Comprendre la sauvegarde automatique et incrémentielle

Explorer et rechercher

  • Le moteur de recherche
  • La recherche avancée de fichiers et dossiers
  • Les différents menus
  • Le paramétrage de l'interface
  • Afficher les détails d'un fichier ou dossier
  • Découvrir l'espace prioritaire et l'espace suivi
  • Utiliser l'espace "récent" de Google Drive

Google Drive - Mon Drive

  • Comprendre la notion de drive personnel
  • Gestion des paramètres et de l'interface utilisateur dans Mon Drive
  • Créer un raccourci dans Mon Drive d'un fichier partagé

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Créer un dossier "Papiers administratifs" pour y créer un Google Docs
  • Renommer le dossier "Driver Licence"
  • Supprimer le dossier, puis restaurer ce même fichier à son emplacement d'origine
  • Gérer ses dossiers et effectuer une recherche avancée

2ème demi-journée

Partager un fichier ou dossier

  • Partager un fichier et/ou dossier
  • Clarifier les règles de propriété dans un dossier partagé depuis "Mon Drive"
  • Appréhender les avantages et inconvénients d'un dossier partagé
  • Comprendre et gérer les permissions
  • Gérer les notifications de partage dans Chat ou dans Gmail
  • S'abonner aux nouveautés Google Drive
  • Restreindre les droits de partages et de diffusion
  • Modifier le partage
  • Publier un fichier au sein de l'entreprise ou sur le Web
  • Définir une date d'expiration au partage
  • Révoquer l'accès d'un collaborateur
  • Transférer les droits de propriétés
  • Gérer l'espace "Partagé avec moi"
  • Interdire la copie, l'impression, et le téléchargement d'un fichier partagé

Gérer des projets d'équipe - Drive partagé

  • Comprendre la notion de travail d'équipe virtuelle
  • Comprendre l'intérêt de privilégier le Drive Partagé
  • Créer un Drive partagé et définir des propriétés
  • Apprendre à paramétrer son Drive partagé
  • Administrer un Drive partagé
  • Ajouter des membres à l'équipe
  • Gérer les rôles et autorisations
  • Partager des fichiers avec des personnes externes à l'équipe et/ou externe à l'entreprise
  • Comprendre les nouvelles possibilités du gestionnaire de contenu
  • Découvrir les limites du Drive partagé
  • Migrer un dossier Drive vers un Drive partagé
  • Utiliser la corbeille du Drive partagé

Astuces et conseils sur Drive et Drive partagé

  • Définir des conventions de nommage pour stocker les fichiers
  • Ajouter de la couleur à son arborescence et se donner des priorités
  • Enumérer et utiliser les raccourcis claviers

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Créer un dossier dans votre Drive personnel, y organiser des fichiers et le partager avec un autre participant en utilisant les permissions appropriées
  • Créer un drive partagé ayant pour objectif de collaborer sur un projet long terme
  • Créer une convention de nommage au sein de ce Drive partagé

Certification (en option)

  • Prévoir l'achat de la certification en supplément
  • L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
  • Celui-ci se compose de 36 questions (QCM et questions à zones sensibles, en ligne) pour une durée moyenne de 35 minutes (75% de bonnes réponses sont nécessaires pour valider l'examen lié au module)

* Selon les droits d'installation de Drive File Stream

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

  • En cours de formation, par des exercices pratiques
  • Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation et/ou une certification (proposée en option)
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"Un leadership dans le domaine de la formation"

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