Formation : Piloter un prestataire

1. Appréhender les spécificités de la relation avec un prestataire externe

• Externalisations, outsourcing, sous-traitance… de quoi parle-t-on ? Que choisir ?
• Comprendre les logiques et enjeux de chaque type de prestation (projet, récurrent…)
• Focus sur les cas de sous-traitance à un service interne

Cas pratique

Pourquoi faire appel à un prestataire ? Les questions à se poser avant d’entamer une démarche

2. Sélectionner son prestataire et réussir le démarrage du partenariat

• Préparer le projet : rédiger un cahier des charges et organiser l’appel d’offres
• Organiser la consultation et la sélection :
• Diffuser un appel d'offres : les règles pour communiquer
• Sélectionner son prestataire : établir sa fiche de critères et pondérer les éléments
• Négocier et contractualiser :
• Spécifier les indispensables : livrables, délais, coûts, niveau de service/qualité
• Établir un contrat : les points de vigilance à vérifier et les clauses à spécifier

Cas pratique

Construire un cahier des charges et un appel d’offres

3. Cadrer et organiser la prestation

• Structurer les échanges avec le prestataire : définir des instances de pilotage et un schéma de décision
• Piloter les livrables, la prestation et le budget : méthode et outils
• Évaluer et suivre la qualité des prestations réalisées
• Mettre en place la circulation de l’information : briefs, reporting, réunions, comités de pilotages

Cas pratique

Établir un tableau de bord de suivi de la relation du prestataire

4. Anticiper et gérer les situations difficiles

• Savoir dire les choses (méthode DESC) avec tact et obtenir des changements
• Repérer rapidement les difficultés
• Anticiper les risques juridiques et financiers des litiges
• Gérer les relations avec l’interne et les conflits
• Mettre fin à un contrat

Cas pratiques

Mises en situation de gestion de situations difficiles, voire conflictuelles

5. Manager le prestataire au quotidien et dans la durée

• Pérenniser la relation et renforcer l’engagement du prestataire
• Entrer dans une logique de partenariat gagnant-gagnant : être un « bon client » pour son prestataire
• Adopter une posture de leader pour encourage la dynamique collective interne et externe

Cas pratique

Établir un guide de bonnes pratiques