Formation : Gérer les archives sans être archiviste

Découvrir l'archivage : métier et contexte règlementaire

Que veut dire archiver ?

• Identifier les documents dont on aura besoin demain
• Conserver les archives dans le temps
• Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

• Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
• Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
• Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traitement archivistique

• Évaluer les documents
• Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
• Archives et documentation
• Original et copie
• Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et règlementation

• Archives publiques et archives privées
• Normes et lois : tous les textes régissant les archives papier et électroniques

Connaître les procédures et outils de l'archivage

Le versement

• Le bordereau de versement
• La qualité du versement
• Le rôle de l'archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

• La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
• Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
• Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

• La sélection des éliminables : règles à respecter
• Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
• Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Organiser un projet d'archivage

Créer des outils adaptés

• Le tableau de gestion
• Les durées de conservation (DUA)
• Le plan de classement
• Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

• Les locaux d'archivage
• Vocabulaire et règles d’organisation
• Estimer le volume d’archives
• Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

• Les locaux et le choix du matériel
• Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

Élaborer une politique d'archivage

Focus sur l'archivage électronique

• Les supports d’archives dans l’environnement électronique
• Normes et premières notions de dématérialisation
• Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

• Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
• À quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

• Comment le mesurer ?
• Choisir les bonnes options
• Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d'archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

• Place de l’externalisation
• La sous-traitance
• Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance