Formation - Etat de l'art de la gestion électronique de documents (GED)
Public admis
- Salarié en Poste
- Demandeur d'emploi
- Entreprise
- Etudiant
Financements
Eligible CPF Votre OPCO Financement personnel
Objectifs de la formation
- Pendant la formation, le formateur évalue la progression pédagogique des participants via des QCM, des mises en situation et des travaux pratiques. Les participants passent un test de positionnement avant et après la formation pour valider leurs compétences acquises.
| Tarif |
Contacter l'organisme |
| Durée | 2 jours (14 heures) |
| Modes |
|
| Sessions | |
| Lieux | Partout en France |
| Tarif |
Contacter l'organisme |
| Durée | 2 jours (14 heures) |
| Modes |
|
| Sessions | |
| Lieux | Partout en France |
Programme
1 - Le concept de "Gestion Electronique de Documents"
- Qu'est-ce qu'une Gestion Electronique de Document ? - définitions et périmètres
- Comprendre ce qu'est un "Document" : - utilité de cette notion par rapport à la "donnée" - Définition de ce qu'est un "document"
- Utiliser une GED pour rechercher des documents : - Une GED, pourquoi faire ? - principe général de fonctionnement
2 - Les enjeux d'une GED
- La prépondérance actuelle des documents au format électronique
- Les conséquences d'une gestion documentaire non maitrisée : - les pertes de temps - les pertes de compétitivité - les risques d'erreur
- Les exigences opérationnelles de productivité de l'information : - la masse d'information disponible au public comme aux organisations - les temps passés à "chercher" des documents
3 - Les modalités d'exploitation
- Les différentes opérations liées à une GED : - versement - indexation - plan de classement (Thesaurus) - analyse des contenus - les différents types de recherche
- Comprendre la recherche plein texte : - le fonctionnement - les différents usages de recherche plein texte (les recherches booléennes, les recherches par éléments de texte,....)
- Comprendre la recherche indexée : - la recherche indexée simple - la recherche avancée multi-index
- Connaitre les rôles combinés de « Recherche Indexée » et « Recherche Plein texte »
4 - Les principes de fonctionnement d'une GED
- Découvrir le cycle de vie du document
- Le rôle d'une GED dans le cycle de vie du document
- L'écosystème optimal d'une GED et les différents composants qui l'entourent : - dématérialisation - Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) - Lecture Automatique de Documents (LAD) - Workflows
- Les automatisations possibles : - assistance à l'indexation - circulation des documents
5 - Les types de gains qu'une GED apporte à l'organisation
- Connaître les avantages pour les utilisateurs
- Les gains pour l'entité : - les gains capturables - les gains de productivité - les gains de performance commerciale - les réductions de risque - la satisfaction des collaborateurs
6 - La GED et la Dématérialisation
- Connaître les éléments clé de la dématérialisation : - les notions de "numérisation" de papier et la "Dématérialisation des processus"
- Comprendre la complémentarité GED / Dématérialisation
- Savoir dans quels cas GED et Dématérialisation sont dissociables : - différents types d'applications de GED
- Placer la dématérialisation dans le cycle de vie du document
7 - La Signature électronique
- Description de la signature électronique
- L'usage de la signature électronique dans les applications de GED
- Les enjeux juridiques d'une GED et de la signature électronique
- Les prochaines échéances de juillet 2016 sur le règlement européen sur la confiance numérique :- les conséquences pour les établissements exploitant des GED
8 - La GED et l'archivage électronique
- Comprendre ce qu'est l'archivage
- Préciser les différences entre l'archivage électronique et physique : - les enjeux respectifs
- Les différences et complémentarités entre GED et Archivage électronique
- L'état de l'art juridique et normatif de l'archivage numérique : la norme NF Z 42 013
9 - Les points sensibles d'une GED
- Les droits d'accès : - le fonctionnement des droits d'accès aux documents - les bénéfices d'une bonne gestion des droits d'accès
- La gestion des utilisateurs : - les bonnes pratiques
- Le versement en GED de documents en grand nombre : - l'importation de documents extérieurs - le versement de documents internes
- La définition de la typologie des documents : - la criticité de cette étape - la méthodologie
- L'accès à distance : - les bénéfices - les risques et contraintes
- La confidentialité : - les modalités opérationnelles
- La notion de "statut" du document : - les statuts possibles du document - les avantages d'utiliser des statuts pertinents
- Le "versionning" et son intégration dans le cycle de vie : - la gestion des versions d'un document - les différentes possibilités
10 - Les modalités d'exploitation
- La procédure de versement, point clé de la pérennité du système
- Les ressources nécessaires pour exploiter une GED efficacement
11 - La GED, au service de l'organisation professionnelle
- Aborder une approche méthodologique de mise en oeuvre d'une GED
- Les facteurs clé de succès d'une GED dans le long terme
- Les risques et points de vigilance de la mise en oeuvre et de l'exploitation d'une GED
12 - Différents exemple de GED
- Les variantes de GED (ECM : Gestion de Contenu ; DAM : Digital Asset Management,...)
- Citation de quelques outils courants du marché (Documentum, Filenet, SharePoint, Kentika, Cincom ECM, ...)
Prérequis
- Aucun.
Public
- Toute personne chargée pour son propre travail et/ou pour celui d'autres, de classer et de gérer des documents papier ou électronique en grande quantité, tels que comptes-rendus de réunion, notes de suivi de projet, lettres recommandées, cahier des charges, études, plans...
- Chefs de service souhaitant améliorer le partage des documents en entreprise, pour réduire les temps de recherche, améliorer l'efficacité et être moins dépendant des mouvements de personnel dans l'entreprise, qui "partent avec leur savoir"
Ces formations pourraient vous intéresser
Objectifs de la formation
- Clarifier le sens et les enjeux du Numérique Responsable.
- Comprendre les leviers d'action dans son entreprise.
- Mettre en place sa démarche : état des lieux, plan d'action et KPI.
- Favoriser la mobilisation de l'ensemble de l'entreprise autour de ces enjeux.
| Tarif |
A partir de 1 510,00 € |
| Durée |
2 jours (14 heures) |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
- Pendant la formation, le formateur évalue la progression pédagogique des participants via des QCM, des mises en situation et des travaux pratiques. Les participants passent un test de positionnement avant et après la formation pour valider leurs compétences acquises.
| Tarif |
Contacter l'organisme |
| Durée |
3 jours (21 heures) |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Installer et câbler les systèmes PowerStore
- Initialiser et déployer les systèmes PowerStore vers un état de stockage de production fonctionnel
- Administrer les ressources et services de stockage PowerStore
- Mettre à niveau du matériel et des logiciels du système PowerStore
- Effectuer des tâches de dépannage de base du système PowerStore.
| Tarif |
Contacter l'organisme |
| Durée |
5j / 35h |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
- Effectuer une veille technologique et concurrentielle
- Collecter et analyser le besoin de clients internes ou externes
- Concevoir le projet digital
- Formaliser les documents de référence du projet digital
- Définir les méthodes et la mobilisation des ressources humaines
- Piloter la mise en œuvre du projet digital
- Manager les équipes pluridisciplinaires en mode agile
- Manager la stratégie digitale
| Tarif |
A partir de 5 100,00 € |
| Durée |
238 heures |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Décrire les concepts de Web Intelligence
- Interagir avec des documents en mode lecture
- Récupérer des données en créant des requêtes à l'aide d'univers
- Restreindre les données avec des filtres de requête
- Afficher les données dans des tableaux et des graphiques
- Améliorer les documents pour une analyse plus facile
- Mettre en forme les données dans des tableaux et des graphiques
- Créer et utiliser des formules et des variables simples
- Explorer un document Web Intelligence.
| Tarif |
A partir de 1 640,00 € |
| Durée |
2j / 14h |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Identifier les principes fondamentaux du Machine Learning pour une mise en oeuvre adaptée d'un projet d'Intelligence Artificielle
- Décrire les concepts d'apprentissage automatique et l'évolution du Big Data vers le Machine Learning
- Définir les enjeux de l'utilisation du Machine Learning, incluant les bénéfices attendus et des exemples d'usage
- Identifier le positionnement du Machine Learning dans la chaîne de traitement de la donnée
- Reconnaître les outils et les acteurs leaders du marché
- Décrire les principaux algorithmes et la démarche projet à appliquer selon les cas d'usages en entreprise
- Identifier les clés de réussite d'un projet intégrant du Machine Learning.
| Tarif |
A partir de 1 720,00 € |
| Durée |
2j / 14h |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
- Appréhender les missions et responsabilités respectives des différents intervenants.
- Identifier les points de vigilance dans les documents contractuels.
- Gérer toutes les phases d'un marché de travaux et respecter la réglementation.
| Tarif |
A partir de 1 410,00 € |
| Durée |
2 jours (14 heures) |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
- Créer des documents en nombre, réaliser des E-mailing en utilisant les commandes simples et avancées du mailing
- Créer et personnaliser des modèles
- Concevoir et protéger des formulaires
| Tarif |
A partir de 300,00 € |
| Durée |
1j / 7h |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Identifier les conséquences post-immatriculation de votre entreprise
- Classer et conserver les documents reçus pour votre activité
- Elaborer vos premières factures et créer le tampon de votre entreprise à partir des documents reçus
- Gérer les échéances fiscales, notamment la TVA, l'Impôt sur les Sociétés, la CVAE et la CFE, ainsi que la Taxe sur Véhicule de Tourisme et Société
- Gérer les échéances sociales, y compris les cotisations sociales du TNS et celles de vos salariés
- Identifier les obligations du chef d'entreprise
- Organiser votre entreprise de manière efficace après le démarrage de votre activité
- Identifier les documents pertinents à retranscrire en comptabilité
- Appliquer une méthodologie de classement appropriée
- Appliquer les bonnes pratiques de gestion financière et administrative.
| Tarif |
A partir de 1 380,00 € |
| Durée |
2j / 14h |
| Modes |
|
Objectifs de la formation
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Utiliser les fonctionnalités GED d'Alfresco
- Installer, configurer et administrer Alfresco.
| Tarif |
Contacter l'organisme |
| Durée |
3j / 21h |
| Modes |
|
