Faites de vos mails un atout

Comprendre les mécanismes de la communication

Nous communiquons souvent et spontanément, mais cela ne signifie pas que nous communiquons sans difficulté ! Il est important de bien comprendre les mécanismes de la communication pour mieux les maîtriser.

• Le schéma de la communication
• Prendre en compte son cadre de référence et celui de l’interlocuteur
• Prendre en compte le contexte de la communication

Rédiger des mails efficaces

Parce qu’on l’utilise quotidiennement, on imagine maîtriser parfaitement le mail. Or, celui-ci n’est pas un écrit comme un autre. Il obéit à ses propres règles de rédaction et d’emploi. Dans une boite mail qui déborde, seuls les messages rédigés avec précision et efficacité seront lus et traités.

• Le mail, un courrier à part
• Envoyer un mail efficace
• Répondre à un mail

Gérer son temps dans l’utilisation du mail

Le mail est aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé dans les entreprises. À première vue, il semble donner la possibilité de communiquer rapidement. Pourtant, on se plaint souvent de consacrer trop de temps au traitement de ses mails par rapport à ce qui est vraiment important dans notre fonction. Cependant, le mail est indispensable ! Aussi, il est important d’apprendre à gérer sa messagerie avec efficacité.

• Faire le point sur votre mode de gestion des mails
• Regrouper et planifier le temps consacré aux mails
• Les traiter de manière méthodique et rapide
• Les classer et les archiver de manière à retrouver les informations nécessaires au moment voulu
• Optimiser votre temps et celui des autres lors de la rédaction des mails : les rédiger de manière efficace et facile à lire pour ne pas avoir à (ré)expliquer des informations déjà transmises

Rédiger clairement : les incontournables

De la qualité des documents que nous écrivons peut dépendre notre crédibilité à l’intérieur et à l’extérieur d’une organisation. Ne pas maîtriser suffisamment la langue écrite peut aussi freiner la progression professionnelle de certains. Suivre quelques règles simples suffit à améliorer la qualité de ses écrits. Il serait regrettable d’en faire l’économie !

• Déterminer quel est le mode de communication le mieux adapté à chaque situation, écrit ou oral 
• Employer un vocabulaire simple, précis et concret 
• Adopter un style positif et efficace