Dématérialisation des documents comptables et administratifs
Du papier au numérique ! Après des années de flou juridique, d'interrogations sur la fiabilité des solutions techniques proposées et la sécurisation des données personnelles, la dématérialisation des documents administratifs et comptables est enfin une réalité. Et une source d'économies conséquentes pour les entreprises ayant fait le choix du numérique ! Cette formation vous permettra d'initier votre projet de dématérialisation ou avancer dans sa réalisation, en prenant en compte tous les enjeux juridiques, techniques et organisationnels.
Proposé par
GERESO
Objectifs pédagogiques
- Mettre en œuvre un projet de dématérialisation de documents comptables et administratifs.
- Élaborer une démarche et des outils de la dématérialisation.
- Mesurer les impacts pour l'entreprise et modifier ses pratiques afin de s'adapter aux nouvelles technologies.
- Vérifier la reconnaissance légale d'un document électronique.
Programme de la formation
Dématérialiser : enjeux et champ d'application
- Quelle obligation ? Quelles motivations pour l’entreprise ?
- Les documents concernés
- transactions d’achats et de ventes : contrats, bons de commande, bons de livraison, factures
- bulletins de paie
- déclarations, attestations
- transactions financières
- documents numériques liés aux processus comptables
- contrats
Contraintes juridiques et techniques de la dématérialisation
- Respecter les aspects juridiques et fiscaux propres à chaque document dématérialisé
- dématérialisation des bulletins de paie : le bulletin de paie électronique
- déclarations fiscales et sociales : obligations de télédéclarations, les règles de la TVA
- dématérialisation des marchés publics
- facture électronique : Directive européenne 2001/115/CE
- norme SEPA
Appliquer | Étude de cas : les mentions à porter sur la facture transmise par voie électronique
- Intégrer les règles de la comptabilité informatisée
- satisfaire aux exigences en matière de preuve (art. 410-4 du PCG) - focus sur le Fichier des Écritures Comptables (FEC)
- garantir la conservation des données mais également leur reconnaissance
- optimiser le traitement des documents numériques
- assurer la permanence du chemin de révision
- souscrire à l’obligation de présentation fiscale (LPF art. L.47 A)
Méthodes et outils de dématérialisation
- La Gestion Électronique des Documents (GED), le workflow
- les différents types d’échanges par voie électronique
- authentification et gestion des sécurités
- L’archivage électronique des documents
- numérisation/archivage électronique de documents selon la norme AFNOR NF Z42-013
- force probante d’un système d’archivage
- Les solutions fonctionnelles d’échange électronique de données
- la facture électronique signée
- le scan : pour homogénéiser le support
- la Lecture Automatique des Documents (LAD) pour homogénéiser les flux
- l’Échange de Données Informatisées (EDI)
- la plateforme de dématérialisation
Comprendre | Exemples de solutions de dématérialisation : principaux éditeurs et solutions du marché
Projet et mise en œuvre de la dématérialisation : comment faire évoluer ses process ?
- Démarche générale en mode "projet"
- définir les objectifs
- rédiger le cahier des charges : les points de vigilance
- intégrer les outils dans le système d’information
- choisir la solution à mettre en œuvre : quel format ? Quelles ressources ? Quel budget ? Comment déployer ?
- Focus sur la dématérialisation des factures fournisseurs et clients
- pré-requis : choix d’ordre stratégique, dimension fiscale et juridique, impact en terme d’organisation comptable et contrôle interne
- définition du périmètre : dématérialisation des factures fournisseurs et/ou des factures clients
- les points spécifiques de la mise en œuvre
Appliquer | Cas pratique
Proposé par
GERESO
"« Évoluer aujourd’hui vers l’excellence de demain »"
Proposé par
GERESO
