Assistant(e) : une fonction polyvalente

1) Avant la formation

• Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Faire le point sur ses compétences

• Clarifier sa mission d'assistant(e) en identifiant les compétences
• Identifier ses savoirs, savoir-faire, savoir-être ("soft skills")
• Prendre conscience de son fonctionnement personnel et de ses besoins
• Définir et poser ses limites

Communiquer, un point clé de la fonction

• Autodiagnostic de ses attitudes en communication
• Identifier les règles de la communication interpersonnelle
• Communiquer en tenant compte de l'importance du verbal et du non verbal
• Identifier les obstacles à la communication à l'aide des perceptions
• Pratiquer le dialogue constructif à l'aide de l'écoute active

Collaborer efficacement

• Etre garant(e) du cadre et des règles fixées
• Participer à la création d'un climat de confiance au sein de l'entreprise
• Trouver sa place en réunion (avant, pendant, après)
• Développer sa capacité de synthèse pour valoriser les informations essentielles
• Comprendre les enjeux des décisions pour se positionner efficacement en relai

Développer son leadership

• Passer du point de vue "problème" au point de vue "solution"
• Analyser et verbaliser les dysfonctionnements visibles de l'organisation
• Faire preuve d'affirmation dans ses prises de décision
• Savoir dire "non"
• Faire des demandes claires et sans exigence

S'organiser et prioriser

• Identifier son rapport au temps
• Clarifier ses objectifs pour évaluer, hiérarchiser et prioriser ses activités
• Intégrer l'urgence, les contraintes et les imprévus
• Gérer les interruptions et les sollicitations
• Partager des méthodes de planification

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
• Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
• Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
• Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
• Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud

3) Après la formation : consolider et approfondir

• Pendant 3 mois après la formation, les participants bénéficient d'un suivi personnalisé asynchrone auprès du formateur par courriel
• Ils reçoivent des feedbacks et des conseils personnalisés en relation avec les sujets abordés en formation

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Modalités d’évaluation des acquis

• En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation