Animer des réunions productives en distanciel

1) Avant la formation

• Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Optimiser les conditions de réussite d'une réunion en distanciel

• Situer l'outil "réunion" parmi les autres outils de communication
• Identifier les différentes fonctions d'une réunion
• Fixer les objectifs et les indicateurs de réussite
• Choisir de façon pertinente les participants
• Concevoir un projet de réunion
• Ordre du jour
• Travail préparatoire des participants
• Méthode d'animation
• Outils

Se positionner en tant qu'animateur de la réunion à distance

• Les 3 rôles et les qualités de l'animateur
• Se sentir légitime en tant qu'animateur
• Optimiser son animation en fonction de sa personnalité et de son public
• Fixer des règles de communication
• Faire produire un groupe et développer la créativité
• Développer ses capacités de communication avec un groupe
• Développer l'intelligence collective en réunion à distance
• Développer ses capacités d'écoute et d'adaptation au groupe
• Assurer des temps de prise de parole équitables
• Identifier les différents rôles dans le groupe
• Faire découvrir les compétences de chacun
• Gérer les participants "difficiles" et les comportements spécifiques du distanciel
• Anticiper et réguler les tensions relationnelles
• Réaliser un tour de table productif : 8 techniques alternatives

Structurer sa réunion à distance

• Appropriation d'un outil original de structuration
• Elaborer un scénario et un fil rouge
• Ouvrir sur un brise-glace adapté et original
• Choisir les outils d'animation adaptés au distanciel en fonction du scénario
• Gérer les incidents les plus souvent rencontrés
• Lead, lâché-prise, silence et rappel des règles

Préparer l'après-réunion

• Relire sa prise de notes, structurer et rédiger le compte-rendu
• En tirer des conclusions pour préparer la prochaine réunion
• Identifier les points non abordés dans l'ordre du jour, à reporter
• Faire le point sur les présents utiles pour cette réunion et ceux nécessaires pour la prochaine
• Débriefer sa propre intervention pour s'améliorer en continu
• Prendre des notes quel que soit le type de réunion
• Structurer et rédiger le compte-rendu
• Cas où l'animateur réalise lui-même le compte-rendu

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Jeux de rôles filmés de divers types de réunions à distance
• Exercice pratique de rédaction d'un compte-rendu à partir d'une simulation de réunion
• Identifier les questions à se poser pour se préparer
• Rédaction d'objectifs et étude de cas
• Mise en situation : gestion d'un débat avec jeux des différents rôles animateur / modérateur / régulateur (thématique amenée par les stagiaires ou le formateur)
• Travail par groupe sur la gestion des émotions en réunion
• Empathie et auto-empathie dans des situations avec des personnalités difficiles
• Mise en situation (jeux de rôles) avec travail sur la posture et la communicationn
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud

3) Après la formation : consolider et approfondir

Learning Boost

• Pour garantir le succès de votre formation, vous bénéficiez d'un module e-learning de 3 heures qui vous permet de consolider vos acquis et d'explorer de nouvelles compétences. Le Learning Boost comprend une connexion accompagnée et un quiz de validation des acquis

Suivi

• Pendant 3 mois après la formation, les participants bénéficient d'un suivi personnalisé asynchrone auprès du formateur par courriel
• Ils reçoivent des feedbacks et des conseils personnalisés en relation avec les sujets abordés en formation
• M2i vous propose d'approfondir vos nouvelles compétences acquises grâce aux options disponibles

Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.

Options disponibles

Coaching +500 €

• 2 séances individuelles d'1h par téléphone ou en visio

Classe virtuelle +590 €

• Séance de 3h en distanciel
• Partage de retours d'expériences
• Questions / réponses avec votre formateur

Modalités d’évaluation des acquis

• En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
• Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation