Assistant de gestion et d'administration d'entreprise

Organiser les procédures fonctionnelles et administratives de l’unité/service, en veillant à leur application dans le respect des consignes établies avec son(es) responsable(s) et tenant compte d’impératifs d’efficacité, de conformité et de responsabilité sociale et environnementale de l’organisation, afin de contribuer au bon ordonnancement de son activité. Définir de potentielles améliorations des procédures fonctionnelles et administratives de l’unité/service, en repérant les processus perfectibles et les nécessités d’intégration des dimensions sociales et environnementales (développement durable, intégration et traitement des situations de handicap des salariés/clients…), afin de les proposer à son(es) responsable(s) et de mettre en place un fonctionnement optimal, durable et éthique. Gérer l’agenda de l’unité/service, en hiérarchisant et priorisant les déplacements et rendez-vous des responsables et collaborateurs selon les contraintes et consignes dictées par la hiérarchie et en les planifiant dans un outil numérique dédié, afin de rationaliser et d’optimiser l’organisation du travail individuel et collectif. Préparer les réunions internes/externes de l’unité/service, en collectant les éléments d’information préalables à leur mise en oeuvre et à diffuser et en identifiant les participants internes comme externes à mobiliser, afin d’assurer leur bonne tenue et la mise à disposition des éléments nécessaires à leur déroulement. Organiser la mise en oeuvre des réunions internes/externes de l’unité/service, en s’assurant de la disponibilité et de la bonne information préalable des participants internes/externes et en veillant à la résolution des aspects techniques et logistiques, afin de garantir des conditions de déroulement satisfaisantes ou optimales de l’événement. Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger du responsable d’unité/service (et éventuellement d’autres collaborateurs), en opérant le choix et les réservations des modalités de transport, d’hébergement et de restauration dans la limite de l’enveloppe budgétaire prévue, afin d’assurer le bon déroulement du voyage et du séjour et d’en garantir la commodité et la ponctualité. Opérer les achats généraux, en préparant la sélection des fournisseurs et en gérant le budget imparti dans le respect des critères de qualité, de prix et de ceux en lien avec la politique RSE définis par son(es) responsable(s), afin de garantir la mise à disposition des biens et prestations nécessaires au fonctionnement courant et à l’activité de l’unité/service dans les meilleures conditions de qualité, prix et délais. Elaborer ou participer à l’élaboration d’outils de pilotage de l’unité/service en collaboration avec son responsable, en construisant des tableaux de bord de suivi de l’activité dans un outil numérique commode d’utilisation et exploitable sur la base d’indicateurs significatifs et pertinents, afin de mettre à disposition de sa hiérarchie des instruments fiables et performants appuyant sa prise de décision sur les plans stratégique et opérationnel. Conduire des recherches documentaires sur un périmètre délimité à la demande du responsable de l’unité/service, en identifiant les sources d’information fiables et pertinentes et en collectant les informations significatives au regard du besoin de son responsable, afin d’établir une synthèse exploitable à destination de sa hiérarchie. Formaliser des documents professionnels à usage interne et de différents formats numériques, en utilisant les outils logiciel adéquats (traitement de texte et de l’image, tableur…) et en veillant à leur qualité formelle et de contenu, afin de diffuser l’information utile tout en contribuant à entretenir l’image de sérieux et de professionnalisme de la structure. Suivre les évolutions règlementaires et législatives en lien avec le droit social et le droit du travail, en mettant en place une veille automatisée au moyen d’un outil numérique et en collectant l’information auprès des institutions compétentes, afin de repérer et d’anticiper toute modification ayant un impact sur la gestion du personnel et les conditions de travail. Formaliser les documents d’embauche et de départ des salariés de l’unité/service, en s’assurant de l’exactitude des informations renseignées et de leur conformité au regard des obligations légales en vigueur, afin de garantir la légalité des conditions d’engagement et de départ et de permettre la transmission des documents exigés aux organismes sociaux. Gérer les dossiers individuels des salariés de l’unité/service en relation avec la fonction RH de l’entreprise, en opérant leur création, leur modification et leur actualisation au regard des évolutions de situation des salariés, afin d’optimiser le suivi administratif et de garantir la mise à jour et le partage des informations les concernant. Opérer le suivi des salariés, notamment de ceux en situation de handicap et particulièrement en contexte de télétravail, en appliquant le protocole fixé par son responsable de service ou sa direction, afin de vérifier le bien-être des salariés, de repérer précocement toute situation détresse et d’en rendre compte à sa hiérarchie pour anticipation ou traitement. Administrer les données relatives aux événements et temps de travail des salariés de l’unité/service, en complétant et actualisant les informations les concernant (absence, congés, accidents…) au sein du SIRH ou de tableaux de bord numériques dédiés, afin de fournir les informations préparatoires au calcul de la rémunération, ainsi que les éléments d’analyse permettant l’évaluation de la performance RH. Mettre en oeuvre les modalités garantissant le bon fonctionnement du CSE de l’entreprise, en préparant et en diffusant les dossiers et documents nécessaires à sa tenue et en organisant les élections du personnel, afin de contribuer au dialogue social dans le respect de la législation en vigueur. Diffuser l’information sociale au sein de l’unité/service, en participant au choix des canaux de communication interne (intranet, journal interne, newsletter…) et en contribuant à la formalisation des outils mobilisés, afin de garantir la bonne information des salariés concernant les différentes décisions des instances représentatives. Etablir les factures ou les ordres de facturation à destination des clients de l’unité/service, en veillant à l’exactitude des informations renseignées au regard du devis et du bon de commande validé par le client et en s’assurant de la présence et de la conformité des mentions obligatoires, afin de les transmettre et de permettre le règlement des produits/services de son entreprise. Opérer le suivi des paiements des clients de l’unité/service, en contrôlant leur effectivité à partir d’échéanciers existants ou à créer, afin de garantir le respect des engagements contractuels des clients et, le cas échéant, de procéder aux relances des impayés. Traiter les factures des fournisseurs de l’unité/service à réception, en contrôlant l’effectivité et la qualité de la fourniture du bien ou service sur la base de l’analyse des bons de livraisons et des conditions contractuelles fixées, afin d’en opérer la pré-imputation et le règlement ou la transmission au service comptabilité pour règlement. Enregistrer les opérations comptables liées à l’activité de l’unité/service dans un logiciel informatique dédié, en opérant les vérifications permettant de garantir leur exactitude sur la base des pièces justificatives transmises et en veillant à l’application rigoureuse de normes et règles comptables, afin de permettre le suivi et la bonne tenue des comptes de l’entreprise. Effectuer le rapprochement bancaire des comptes de l’unité/service, en réalisant le contrôle et la comparaison entre les opérations enregistrées en interne et celles apparaissant sur les relevés bancaires, afin de vérifier la concordance entre les deux comptes et, le cas échéant, d’identifier tout oubli ou erreur d’enregistrement. Déclarer la TVA collectée par l’unité/service auprès des services fiscaux, en s’appuyant sur les informations du journal comptable et en veillant au respect des échéances prescrites, afin de garantir le respect des obligations de l’entreprise et d’éviter toute majoration. Préparer à date fixe les données chiffrées permettant l’établissement des documents rendant compte de la situation financière de l’unité/service – bilan comptable et compte de résultat, afin de vérifier l’équilibre de son actif et de son passif et d’évaluer son bénéfice net ou ses pertes. Contribuer à l’élaboration du budget prévisionnel de l’unité/service en collaboration avec son responsable, en identifiant et en produisant l’estimation de ses charges et dépenses, compte tenu de ses prévisions d’activités, afin d’anticiper et d’optimiser la gestion du prochain exercice. Réaliser l’accueil commercial physique, téléphonique et numérique de son unité/service, en adaptant son comportement aux différents interlocuteurs et en répondant oralement ou par voie numérique à leurs demandes d’information ou d’orientation en français et/ou en langue étrangère, afin de réaliser l’interface avec les différents services de la structure. Prospecter de nouveaux clients à distance, en ciblant les destinataires de ses actions au moyen d’une base de données informatisées et mises à jour et en développant ou adaptant un argumentaire préétabli soit oralement (par voie téléphonique), soit par écrit (par voie numérique), afin d’éveiller l’intérêt des prospects en vue d’une prise de rendez-vous avec les commerciaux de sa structure. Réaliser l’interface avec l’équipe commerciale de l’unité/service, en opérant le traitement des informations dématérialisées en lien avec l’activité de développement commercial dans le respect du RGPD (saisie des données clients et prospects dans les outils numériques dédiés de sa structure (ERP, CRM…) et en la diffusant auprès des collaborateurs concernés par voie orale, écrite ou digitale, afin d’assurer la qualité, la fiabilité et le partage de l’information en interne. Rédiger des propositions commerciales, en s’appuyant sur les éléments transmis par les commerciaux et en veillant à l’exactitude des informations portées conformément à la règlementation et à la politique tarifaire de son entreprise, afin de concrétiser les ventes de produits/services négociés. Assurer le suivi des clients de son unité/service, en traitant les situations complexes générées par les demandes et réclamations formulées après-vente et en entretenant une qualité de relation favorisant leur satisfaction, afin de contribuer à leur fidélisation. Assurer le traitement des données de suivi de l’activité commerciale de l’unité/service, en renseignant les informations relatives aux ventes dans un outil numérique dédié selon les indicateurs pertinents définis en concertation avec son responsable, afin de permettre l’évaluation continue des actions de vente. Produire le reporting de l’activité commerciale de l’unité/service à destination de son responsable, en restituant les résultats obtenus sous la forme de statistiques significatives et pertinentes, afin de lui permettre de constater les écarts avec les objectifs initiaux et de déterminer les actions correctives à mettre en oeuvre.