MICROSOFT 365 Gestion Électronique des Documents
Si vous voulez parfaire votre gestion électronique des documents sur Microsoft 365. Cette formation est pour vous.
Proposé par
GROUPE ARKESYS
Prérequis
- Connaissance de l'environnement Windows Connaissance de l'environnement Windows ou Mac OS
- Utilisation basique de Microsoft 365.
Public admis
- Salarié en Poste
- Entreprise
Demandeur d'emploi et Etudiant non admis
Financement
- Votre OPCO
- Financement personnel
Financement CPF non pris en charge
Modalités
- En centre
- En entreprise
- À distance
Objectifs pédagogiques
- Formaliser le classement et l'archivage des documents électroniques et des mails
- Définir des règles de classement et d'organisation de qualité
- Respecter la législation en matière de conservation des documents électroniques
- Utiliser les outils de stockage en Cloud de Microsoft 365
Programme de la formation
Rappel de la législation
- Combien de temps conserver les documents ?
- Version papier
- Version électronique
- Quels sont les formats reconnus par la loi ?
Maîtriser l'organisation informatique au sein de son entreprise
- Interlocuteurs
- Organisation des serveurs :
- Webmail
- Dossier professionnel partagé
- Dossier personnel
Maîtriser techniquement la gestion de dossiers sur son ordinateur
- Créer, renommer, déplacer, supprimer un dossier
- Utilisation des favoris
- Utilisation des bibliothèques de fichier
Choisir une méthode de classement
- Classement chronologique
- Classement thématique
- Classement géographique
Choisir comment nommer un fichier ou un dossier
- Mots clefs
- Version
- Extension de fichier
- Informations et propriétés
Rechercher un fichier ou un dossier
- La recherche instantanée
- La recherche avancée
- L'indexation et son rôle dans la vitesse de recherche
Archiver ses données
- Règles et conseil d'archivage
- Utiliser les fonctionnalités de Windows et/ou Mac OS
- Créer un dossier compressé
Gestion de version et utilisation de la révision
- Retour sur le nommage des fichiers
- Activer et utiliser la révision dans le logiciel Office
Se repérer dans Microsoft 365
Stocker et partager avec OneDrive
- Stockage associé au compte
- Installer et utiliser l'application pour une utilisation hors ligne
- Gérer la synchronisation
Naviguer dans SharePoint Online
- Découverte de la navigation SharePoint
- Les différents types de sites
- Structure du site d'équipe
- Comprendre la structure d'un site
- Présentation des bibliothèques et listes
Comprendre les bibliothèques
- Les types de bibliothèque
- Le ruban et le menu du document
- Ouvrir un document
- Modifier un document
- Extraire/archiver un document
- Ajouter un document
- L'approbation et les versions
- Partager un document
Questions/Réponses
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"La formation maintenant pour vos talents de demain"
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