Alfresco : la gestion documentaire Open Source
Maîtrisez la gestion documentaire avec Alfresco, une solution puissante de travail collaboratif et de gestion de contenu. Notre formation vous guide depuis l’installation d’Alfresco jusqu’à son intégration dans une architecture d’entreprise. Découvrez comment configurer et organiser votre système de gestion documentaire pour maximiser l’efficacité et la productivité. Apprenez à créer, éditer et automatiser des contenus documentaires, à gérer les utilisateurs, les groupes et les permissions. Ensuite, explorez les possibilités offertes par Alfresco pour la création de workflows et de sites collaboratifs. Enfin, assurez la pérennité de votre système en mettant en place une stratégie de sauvegarde et restauration de la base documentaire. L’objectif est de vous permettre de tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités offertes par Alfresco.
Proposé par
ENI Service
Prérequis
- Connaissances de base des architectures Web.
- Connaissance des infrastructures informatique d’entreprise.
- Des connaissances sur les principes de base de la gestion de contenu et la gestion électronique de documents sont un plus.
Public admis
- Salarié en Poste
- Entreprise
Demandeur d'emploi et Etudiant non admis
Financement
- Votre OPCO
- Financement personnel
Financement CPF non pris en charge
Modalités
- En centre
- En entreprise
- À distance
Objectifs pédagogiques
- Appréhender les principales fonctionnalités de la gestion documentaire et d'Alfresco.
- Installer une plateforme de gestion documentaire d'entreprise avec Alfresco.
- Utiliser l'interface d'Alfresco Share pour administrer des référentiels documentaires.
- Créer, éditer et modifier des contenus documentaires.
- Gérer les utilisateurs et groupes ainsi que leurs permissions d'accès aux documents.
- Définir des actions et des règles d'automatisation sur les documents et répertoires.
- Créer des workflows pour gérer le cycle de vie des documents.
- Mettre en place des sites collaboratifs pour le travail en équipe.
- Intégrer Alfresco dans un système d'information en sachant configurer ses interactions avec la messagerie électronique et les services d'annuaires.
- Mettre en place une stratégie de sauvegarde et restauration de la base documentaire.
- Configurer et utiliser les différentes interfaces d'accès à la plateforme Alfresco.
Programme de la formation
Principes fondamentaux de la gestion de contenu et de la gestion documentaire (0,5 heure)
- Les besoins
- Principales fonctionnalités attendues
- La notion de plan de classement
- Critères de choix et d'évaluation d'une solution de gestion de contenu et de gestion documentaire
Présentation d'Alfresco (0,5 heure)
- Historique et disponibilité
- Différences entre les versions Alfresco One et Alfresco Community
- Les différents outils
- Alfresco Repository, Alfresco Share, Record Management, WCM
- Tour d'horizon des fonctionnalités et des standards utilisés dans Alfresco
- Aperçu des possibilités d'extension et de personnalisation
Installation d'une solution Alfresco (2 heures)
- Architecture d'une plateforme de gestion documentaire basée sur Alfresco
- Serveur d'application, base de données, outils…
- Les différentes possibilités pour installer Alfresco
- Tour d'horizon des différents packages d'installation disponibles
- Pré-requis pour l'installation
- Installation d'Alfresco
- Première prise en main et configuration post-installation
- Travaux pratiques :
- Installation d'Alfresco
- Présentation de l'arborescence et de la configuration
Utiliser la GED Alfresco (5 heures)
- Principes de navigation et organisation de l'interface d'Alfresco Share
- Les espaces de travail
- Les différents éléments de contenu
- Les différentes vues
- Informations accessibles dans la vue détaillée
- Les règles de gestion de contenu
- Les aspects
- Les tableaux de bord
- Fonctionnalités de recherche et de catégorisation
- Recherche simple et avancée
- Travail collaboratif
- Edition hors-ligne
- Edition en ligne
- Gestion des versions
- Travaux pratiques :
- Création d'une arborescence pour le plan de classement
- Importation de documents et stratégie d'édition
- Création de règle d'automatisation pour la classification et la transformation des documents
- Utilisation de la catégorisation et des aspects
Administrer Alfresco (5 heures)
- Organisation de la configuration d'Alfresco
- Les différents fichiers
- Stratégie de modification de la configuration
- Gestion des utilisateurs et des groupes
- Les permissions et rôles
- Les invitations
- Les différents types d'actions
- Workflow simples, transformation, extraction de métadonnées...
- Les modèles de présentation
- Travaux pratiques :
- Définition des permissions sur l'arborescence
- Création de workflow avancés
Les fonctionnalités collaboratives d'Alfresco (4 heures)
- Principes des sites collaboratifs d'Alfresco Share
- L'organisation des sites
- Les types de sites (privés, publiques, …)
- La gestion des utilisateurs et des souscriptions aux sites
- Les fonctionnalités collaboratives
- Espaces documentaires
- Forums
- Blogs et Wikis
- Liste de données
- Le lien entre les fonctionnalités de la GED et les sites collaboratifs
- Travaux pratiques :
- Création d'un site collaboratif pour une équipe ou un service
- Association des utilisateurs au site
- Configuration des fonctionnalités du site
Fonctionnalités avancées (4 heures)
- Les différentes interfaces d'accès au contenu Alfresco
- Interfaçage avec Microsoft Office
- Les interfaces WebDAV et FTP
- CIFS pour un accès transparent à un partage de documents
- Intégration d'Alfresco dans une infrastructure d'entreprise
- Déplacement d'un référentiel Alfresco
- Utilisation d'un reverse-proxy
- Utilisation d'un annuaire LDAP pour la gestion de l'authentification
- Le principe du chainage d'authentification
- Configuration du sous-système LDAP
- Configuration du sous-système de synchronisation
- Principe de sauvegarde et restauration du contenu
- Sauvegarde de la base de données
- Sauvegarde du contenu documentaire
- Import/export de données
- Travaux pratiques :
- Configuration d'Alfresco avec la messagerie électronique
- Utilisation de l'accès CIFS
- Mise en place d'une authentification via un annuaire d'entreprise
Proposé par
ENI Service
"votre centre de formation informatique de confiance"
Proposé par
ENI Service
