Secrétaire juridique

• Accueillir et informer la clientèle d'un cabinet d'avocat, un office notarial ou un service juridique en appréhendant les notions fondamentales du droit et les différentes branches du droit processuel, droit commercial, droit civil, droit du travail, droit des sociétés afin d’expliquer le déroulement des procédures et de communiquer des informations juridiques.
• Collecter les informations et les pièces : état civil, copies d'actes, impôts, cadastre, fiche de propriétaire…dans le respect des procédures en identifiant la juridiction concernée (Tribunal de commerce, Tribunal judiciaire, Juge aux affaires familiales, Conseil des Prud’hommes, Juge d’exécution) afin de constituer les dossiers à traiter Saisir et mettre en forme les écrits juridiques simples dans le respect des normes rédactionnelles professionnelles en utilisant et actualisant des modèles (actes, fichiers des huissiers, des greffes des tribunaux) afin de contrôler la cohérence et la conformité des actes et opérations. Établir des courriers en identifiant les différents interlocuteurs (greffe, adversaire, client,…) et en utilisant le vocabulaire juridique adhoc d’accompagner l’envoi des actes ou formulaires juridiques Rédiger des actes simples (assignation, placet, requête, compte-rendu d'AG, mise en demeure, sommations, significations, conclusions, opérations d’AG, levée des extraits de cadastre) afin de préparer les documents liés à un dossier juridique.
• Réaliser une recherche en utilisant les technologies de l’information et de la communication afin de trouver les informations juridiques nécessaires à la constitution d’un dossier Établir une veille informationnelle et juridique sur l’évolution de la règlementation et de la jurisprudence afin de mettre à jour ses connaissances et ses ressources documentaires Respecter les délais et les règles de déontologie relatives au secteur juridique afin de maintenir la confidentialité des dossiers traités.

Utiliser un standard téléphonique et l’ensemble de ses fonctionnalités en gérant le flux d’appels, en les filtrant ou en les émettant afin d’optimiser l’organisation du cabinet ou du service juridique Établir une relation de qualité avec son interlocuteur (client, avocat, notaire, juriste,…) en utilisant des outils de communication (questionnement, reformulation, écoute active…) et en adaptant sa posture afin de favoriser les échanges et de créer un relation de confiance Se présenter et présenter sa structure et ses services en utilisant un vocabulaire professionnel juridique précis afin de renforcer l’image de la structure Recueillir /diffuser des informations techniques précises et nécessaires au traitement de la demande afin d’apporter un premier niveau d’information sur la démarche juridique et d’orienter son interlocuteur vers le juriste compétent Traiter les situations difficiles en utilisant des techniques de gestion de conflits afin de restaurer des relations saines avec son interlocuteur.

• Organiser les rendez-vous et les déplacements professionnels des collaborateurs du cabinet ou du service juridique en optimisant leur agenda et en respectant les délais et les procédures des dossiers suivis afin d’optimiser la gestion de leur temps, les urgences et les priorités Recenser et prévoir le matériel et les documents nécessaires pour chacun des rendez-vous en identifiant le type de dossier et ses pièces constitutives afin de faciliter le travail du juriste, de l’avocat, du notaire, du responsable juridique Utiliser un logiciel adapté (Traitement de texte, tableur, outils de présentation,…) afin de saisir ou mettre en forme tous documents professionnels à partir d’une production orale via un dictaphone Rédiger les écrits professionnels fondamentaux en autonomie (courrier, courriel, notes internes, compte- rendu, note de synthèse…), en respectant les consignes de présentations, les règles orthographiques et syntaxiques, les procédures de validation de documents afin d’assurer leur qualité et leur conformité Travailler en mode collaboratif en partageant des documents et en suivant sa lecture ou ses modifications afin de gérer l’avancement des dossiers et d’organiser son travail Mettre à jour les fichiers clients et confrères en sécurisant l’accès et en utilisant des moyens de sauvegarde de fichiers numériques afin de respecter les règles de confidentialité des données enregistrées. Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité en mettant en place un système d’archivage en tenant compte des obligations règlementaires, des délais de prescription civile et commerciale, des besoins de conservation liés à la préservation de la continuité d’activité, les possibles contentieux et des réalités patrimoniales et historiques afin d’assurer la traçabilité des informations, leur confidentialité et la préservation de l’intégralité des documents Effectuer les opérations comptables basiques pour la gestion de ses dossiers (caisse, bordereaux de facturation, dépenses courantes, déclarations de TVA) et codifier les documents comptables afin de gérer l’activité du cabinet Concevoir un tableau de bord en utilisant les fonctionnalités d'un tableur, consolider des tableaux, effectuer les calculs, choisir et réaliser des graphiques adaptés afin de fournir des indicateurs permettant d’analyser des données, de comparer les résultats, d’interpréter des écarts.