Assistant juridique

Accueillir un interlocuteur par téléphone, en visioconférence ou physiquement en utilisant le vocabulaire juridique adapté à la situation afin de communiquer et/ ou entretenir une image positive de l’entité Traiter les demandes en identifiant la nature de chacune d’elles en tenant compte du type de droit (pénal, société, etc.) ainsi que leur caractère urgence afin d’opérer une répartition et d’orienter vers le professionnel du droit compétent dans les délais impartis Communiquer les informations (juridiques, temporalité de la démarche, etc.) qu’il est possible de fournir en respectant les règles du secret professionnel et les indications du professionnel du droit tout en mettant en œuvre des techniques d’écoute active afin d’apporter un premier niveau d’information adapté à la demande Adapter son attitude aux situations d’urgence et ou conflictuelles afin de réduire les tensions et améliorer le climat relationnel Gérer les agendas individuels ou partagés en fonction de la nature des rdv et/ou des audiences afin d’optimiser le temps Déployer la communication externe en utilisant les outils digitaux afin de développer la notoriété de la structure Rédiger une newsletter en respectant les codes de la communication digitale afin d’informer et de promouvoir l’entité auprès de sa communauté Concevoir et formaliser des documents écrits professionnels (courriers, mails, note de service ou d’information, etc.) en respectant les règles orthographiques, syntaxiques et les normes de présentation et les normes du secteur juridique afin de communiquer à l’écrit avec des supports adaptés Déployer la communication interne en utilisant des outils de communication digitale ( Slack, Teams, Padlet, etc.) afin de favoriser les échanges collaboratifs et gagner en efficience Organiser les activités de l’équipe (déplacements, déjeuners professionnels, réunions en présentiel ou à distance, etc.) en prenant en compte les contraintes (financières, temporelles, réglementaires, handicap, etc.) afin d’optimiser les ressources et le temps Organiser et suivre la traçabilité documentaire en adaptant le mode de classement et d’archivage numérique et physique afin de disposer d’un système d’information structuré, à jour et fiable Contrôler les éléments attestant de l’intégrité des documents physiques et numériques afin de s’assurer de leur traçabilité Gérer les stocks et les commandes de fournitures en suivant la politique d’achat de l’entité et en s’assurant de la conformités des commandes et livraisons afin de mettre en œuvre une démarche éco-responsable Établir un devis, une facture, un état de frais et/ou une convention d’honoraires en appliquant les règles propres à la gestion financière dans le domaine juridique (CARPA, aide juridictionnelle, état de frais, etc.) afin de gérer et suivre la prise en charge du client Concevoir des outils de pilotage de l’entité par la création de tableaux de bord afin suivre les étapes de la facturation Enregistrer les écritures comptables en appliquant la réglementation en vigueur afin d’assurer la tenue de la comptabilité des opérations de l'entité Vérifier les différents comptes de tiers et financiers de l’entreprises (comptes fournisseurs, comptes clients, banque, caisse etc.), en utilisant les techniques de rapprochements bancaires, afin de pointer les opérations, rectifier les erreurs et suivre la trésorerie de l’entité Établir la déclaration de TVA au sein de son entité en complétant les tableaux de suivi et bordereaux adéquats en respectant les échéances légales afin de procéder au paiement auprès des services fiscaux Organiser la veille selon les méthodes push and pull en analysant les informations collectées afin de disposer d’ une information fiable et à jour Partager les résultats issus de la veille en utilisant des outils collaboratifs afin d’apporter une information ciblée Constituer les dossiers juridiques dans les délais impartis en collectant les pièces et informations nécessaires et utiles afin d’en faciliter le traitement et le suivi Concevoir les modèles des différents actes (constats, assignations, significations, exécutions-expulsions, PV, contrats, etc. ) et leurs spécificités : plan de rédaction, mentions obligatoires en respectant afin de constituer une bibliothèque d’actes Actualiser les modèles d’actes (constats, assignations, significations, exécutions-expulsions, PV, contrats, etc. ) en fonction de l’analyse de la situation rencontrée et des évolutions réglementaires afin de proposer un acte conforme et sans ambiguïté Réaliser le suivi des dossiers avec les acteurs juridiques en respectant les règles de confidentialité et en réalisant les opérations selon le calendrier procédural afin de mener le dossier à son terme Mettre en œuvre la voie de recours adaptée à la situation et à la décision rendue en rédigeant l’acte approprié afin d’obtenir un nouvel examen du dossier